Das Wichtigste in 1 Minute
- Spracherkennung und KI-Entwürfe können Schreibarbeit sparen, verarbeiten aber Angaben über Gesundheit und Lebenslage der Klientinnen und Klienten.
- Ein Diktat der eigenen Worte ist rechtlich einfacher zu handhaben als ein Mitschnitt. Wer ein Gespräch aufnimmt, braucht die Einwilligung aller, die sprechen. Ohne sie kann eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder eine Geldstrafe folgen.
- Der Anbieter der Software braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Verpflichtung zur Geheimhaltung. Die Aufnahmen dürfen nicht zum Training seiner Modelle dienen.
- Vor dem Start prüfen Sie, ob eine Risikoprüfung nach dem Datenschutzrecht nötig ist (Datenschutz-Folgenabschätzung). Sie beteiligen Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung und schalten jede Stimmungsanalyse ab.
- Ein Entwurf kommt erst in die Akte, wenn die Fachkraft ihn gelesen und freigegeben hat. Die Verantwortung für den Eintrag bleibt bei ihr.
KI-gestützte Dokumentation bedeutet, dass Spracherkennung und Sprachmodelle (KI-Programme, die Texte erzeugen) gesprochene Worte in Text verwandeln und daraus Zusammenfassungen oder Berichtsentwürfe erstellen. Datenschutzrechtlich ist jeder dieser Schritte eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei Klientinnen und Klienten Gesundheitsdaten enthalten kann.
Diktat, Mitschnitt oder Mithören: Worin unterscheiden sich die Wege?
Unter KI-Dokumentation laufen vier Arbeitsweisen zusammen.
Beim Diktat spricht die Fachkraft nach dem Gespräch eine Notiz ein. Die Spracherkennung, eine Software, die gesprochene Sprache in Text umwandelt, schreibt sie auf.
Beim Mitschnitt läuft das Gespräch mit der Klientin oder dem Klienten als Tonaufnahme. Ein Programm erstellt daraus ein Transkript (eine wörtliche Verschriftlichung) und auf Wunsch eine Zusammenfassung.
Beim Mithören schreibt das Programm schon während des Gesprächs an einem Entwurf.
Beim Entwurf aus Stichworten tippt die Fachkraft Notizen ein. Ein Sprachmodell formuliert daraus den Bericht.
| Weg | Was die Technik aufnimmt | Was vorab zu klären ist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Diktat nach dem Gespräch | Stimme der Fachkraft | Anbieter, Speicherort, Löschung der Audiodatei | Art. 9 und 28 DSGVO; § 203 StGB |
| Mitschnitt mit Transkript | Das ganze Gespräch aller Beteiligten | Einwilligung jedes Sprechenden, Löschung | § 201 StGB; Art. 7 und 9 DSGVO |
| Mithören mit Entwurf | Das Gespräch live, Speicherung je nach Produkt | Wie beim Mitschnitt; Stimmungsanalyse ausschließen | § 201 StGB; Art. 5 KI-Verordnung |
| Entwurf aus Stichworten | Text der Fachkraft | Vertrag mit dem Anbieter, Prüfung des Entwurfs | Art. 28 DSGVO; § 203 StGB |
Ist es strafbar, ein Gespräch mit Klientinnen und Klienten aufzunehmen?
Ja, wenn die Aufnahme unbefugt geschieht. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. Auch der Versuch ist strafbar. Verfolgt wird die Tat auf Antrag (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4, § 205 Abs. 1 StGB).
Nichtöffentlich sind Gespräche in einem abgegrenzten Kreis, etwa im Beratungsraum, im Bewohnerzimmer oder am Telefon. Geschützt ist jeder, der spricht, auch Angehörige und Kolleginnen. Die eigenen Worte darf die Fachkraft aufnehmen. Ein Diktat berührt die Vorschrift deshalb nicht, solange kein Dritter im Hörbereich spricht.
Unbefugt ist die Aufnahme, wenn weder eine Einwilligung noch ein anderer Rechtfertigungsgrund vorliegt. Einen gesetzlichen Erlaubnissatz für Mitschnitte zu Dokumentationszwecken habe ich nicht gefunden. Praktisch bleibt die Einwilligung jeder sprechenden Person. Datenschutzrechtlich müssen Sie die Einwilligung nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ich empfehle Textform vor der Aufnahme und einen mündlichen Hinweis zu Beginn jedes Gesprächs.
Strafbar ist auch, eine unbefugt hergestellte Aufnahme zu gebrauchen oder einem Dritten zugänglich zu machen (§ 201 Abs. 1 Nr. 2 StGB). Nach meiner Lesart zählt das Hochladen zu einem Transkriptionsdienst dazu.
Offen ist, ob schon flüchtiges Mithören ohne gespeicherte Datei eine Aufnahme ist; Zwischenspeicher im Gerät oder beim Anbieter können genügen. Eine gerichtliche Klärung kenne ich nicht. Ich rate, Mithören wie einen Mitschnitt zu behandeln.
Beispiel
Angenommen, eine Beratungsstelle möchte Erstgespräche mit einem Transkriptionsprogramm protokollieren. Eine Klientin lehnt ab. Dann läuft kein Ton mit, die Fachkraft diktiert danach ihre Zusammenfassung. Die Ablehnung hat für die Klientin keine Nachteile.
Welche Rechtsgrundlage trägt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten?
Gesundheitsdaten sind Angaben, aus denen der Gesundheitszustand einer Person hervorgeht. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, solange keine Ausnahme greift (Art. 4 Nr. 15, Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Verlaufsnotizen in Pflege, Eingliederungshilfe, Sozialpsychiatrie und Suchthilfe können solche Angaben enthalten.
Für die Dokumentation der Versorgung kommt die Ausnahme für Versorgung und Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich in Betracht. Sie braucht eine Grundlage im staatlichen oder kirchlichen Recht. Außerdem muss Fachpersonal oder eine andere Person mit Geheimhaltungspflicht die Daten verarbeiten (Art. 9 Abs. 2 Buchst. h, Abs. 3 DSGVO; § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b Bundesdatenschutzgesetz).
Die Dokumentation selbst ist damit gedeckt, das Werkzeug nicht ohne Weiteres. Ein Mitschnitt enthält mehr, als in die Akte gehört, etwa Äußerungen über Dritte. Das berührt den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Das ist meine Einordnung; eine Stellungnahme der Aufsichtsbehörden speziell zu Mitschnitten in Pflege und Sozialer Arbeit habe ich nicht gefunden. Wer mitschneidet, sollte sich zusätzlich auf eine Einwilligung stützen.
Wann trägt die Einwilligung?
Die Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten muss ausdrücklich, freiwillig, für den bestimmten Fall und informiert erfolgen (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a, Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Informiert heißt: Die Person weiß, was aufgenommen wird, wer es erhält, wie lange es bleibt und dass sie Nein sagen darf.
Besteht ein klares Ungleichgewicht zwischen Einrichtung und Klientinnen und Klienten, kann die Einwilligung unwirksam sein, wenn die Umstände Freiwilligkeit unwahrscheinlich machen. Die Leistung darf auch nicht von einer Einwilligung abhängen, die dafür nicht erforderlich ist. Bieten Sie deshalb immer einen gleichwertigen Weg ohne Mitschnitt an. Die Einwilligung bleibt jederzeit widerrufbar (Erwägungsgrund 43, Art. 7 Abs. 3 und 4 DSGVO).
Menschen mit Unterstützungsbedarf und Minderjährige
Wer Bedeutung und Tragweite einer Aufnahme nicht erfassen kann, kann nicht informiert einwilligen, etwa bei fortgeschrittener Demenz oder in einer akuten Krise. Das ist im Einzelfall zu prüfen; eine rechtliche Betreuung allein beantwortet es nicht. Ob Betreuerin oder Sorgeberechtigte an ihrer Stelle einwilligen dürfen, halte ich für nicht abschließend geklärt. Ich rate dann zum Diktat statt zum Mitschnitt.
Information und Löschung der Audiodaten
Sie müssen die Betroffenen vorab informieren, unter anderem über Zweck, Empfänger, Speicherdauer und ihre Rechte (Art. 13 DSGVO).
Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ihr Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO; kirchlich § 7 KDG, § 5 DSG-EKD). Ich empfehle, Audiodatei und Rohtranskript zu löschen, sobald die Fachkraft den Text freigegeben hat. Halten Sie die Frist fest und verlangen Sie im Vertrag, dass der Anbieter ebenfalls löscht.
Was muss der Anbieter der Software erfüllen?
Läuft die Spracherkennung auf den Servern eines Anbieters, verarbeitet er die Daten im Auftrag des Trägers. Das ist Auftragsverarbeitung. Der Vertrag muss unter anderem Weisungsbindung, Regeln für Unterauftragnehmer und die Löschung nach Vertragsende festlegen (Art. 28 Abs. 3 DSGVO).
Die Datenschutzkonferenz (DSK), der Zusammenschluss der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, unterscheidet geschlossene Systeme ohne Training mit den Eingaben von offenen Systemen (Orientierungshilfe KI und Datenschutz, Rn. 15 bis 17). Für Klientendaten halte ich nur Lösungen für vertretbar, bei denen der Vertrag Training und andere eigene Zwecke des Anbieters ausschließt.
Liegen die Server außerhalb der EU, gelten die Regeln für Drittländer (Art. 44 bis 46 DSGVO); Einzelheiten enthält der Beitrag Schweigepflicht und externe Dienstleister. Läuft die Spracherkennung auf dem Gerät oder einem eigenen Server der Einrichtung, verlässt die Aufnahme das Haus nicht. Die Sicherheitsanforderungen bleiben bestehen.
Audio und Transkript können Geheimnisse enthalten, die Klientinnen und Klienten schweigepflichtigen Fachkräften anvertraut haben. Der Anbieter ist dann eine sonstige mitwirkende Person, also ein Externer ohne Anstellung, der an der Arbeit mitwirkt. Die Weitergabe an ihn ist nur erlaubt, soweit seine Aufgabe sie erfordert. Die Fachkraft muss dafür sorgen, dass er zur Geheimhaltung verpflichtet wird (§ 203 Abs. 3 Satz 2, Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ersetzt das nicht.
Für Sozialdaten gilt zusätzlich der Sozialdatenschutz bei freien Trägern.
Was Sie vom Anbieter schriftlich brauchen
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende
- Verpflichtung zur Geheimhaltung für Anbieter, Beschäftigte und Unterauftragnehmer
- Zusage, Aufnahmen und Texte nicht zum Training zu verwenden
- Angabe von Verarbeitungsort, Speicherort und Unterauftragnehmern
- Einstellbare Löschfrist für Ton und Rohtext
- Möglichkeit, jede Auswertung von Stimmung oder Persönlichkeit abzuschalten
Braucht der Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist eine schriftliche Risikoprüfung vor dem Start. Sie beschreibt die Verarbeitung, bewertet Risiken für die Betroffenen und legt Gegenmaßnahmen fest. Sie ist Pflicht bei voraussichtlich hohem Risiko, etwa bei neuen Technologien. Insbesondere erforderlich ist sie bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 35 Abs. 1, 3 Buchst. b und Abs. 7 DSGVO; kirchlich § 35 KDG, § 34 DSG-EKD).
Für einzelne Ärzte und andere Angehörige von Gesundheitsberufen gilt die Verarbeitung von Patientendaten nicht als umfangreich (Erwägungsgrund 91 DSGVO). Eine Einrichtung ist kein Einzelner; der Landesbeauftragte in Baden-Württemberg hält die Verarbeitung in Pflegeeinrichtungen für umfangreich.
Die Liste der DSK mit Pflicht zur DSFA nennt zwei einschlägige Fälle (Muss-Liste, Nr. 11 und 13). Der erste ist KI zur Steuerung der Interaktion mit Betroffenen oder zur Bewertung persönlicher Aspekte. Der zweite ist die automatisierte Auswertung von Audioaufnahmen zur Bewertung der Persönlichkeit. Eine reine Transkription fällt nicht eindeutig darunter; wertet das Programm Stimmung oder Persönlichkeit aus, ist die Liste einschlägig.
Meine Einschätzung: Bei Mitschnitt und Mithören führen Sie eine DSFA durch, weil Gesundheitsdaten, schutzbedürftige Personen und neue Technik zusammentreffen. Beim Diktat und beim Entwurf aus Stichworten halten Sie in einer Vorabprüfung schriftlich fest, ob eine DSFA nötig ist. Im Zweifel erstellen Sie sie.
Die DSFA erstellt der Träger und holt dazu den Rat des Datenschutzbeauftragten ein (Art. 35 Abs. 2 DSGVO). Als externer Datenschutzbeauftragter berate ich dazu und überwache die Umsetzung. Ich schreibe sie nicht selbst, weil ich sonst mein eigenes Ergebnis prüfen würde.
Wer prüft den Entwurf, bevor er in die Akte kommt?
Die Fachkraft, die das Gespräch geführt oder die Leistung erbracht hat, bleibt für den Eintrag verantwortlich. Die Software liefert einen Vorschlag, keinen Eintrag. Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig sein. Unrichtige sind unverzüglich zu berichtigen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d DSGVO).
Die DSK verlangt, KI-Ergebnisse mit Personenbezug vor der Weiterverarbeitung zu prüfen. Zeitdruck dürfe dem nicht entgegenstehen. Sie sagt das für Entscheidungen mit Rechtswirkung; ich übertrage es auf Akteneinträge (Orientierungshilfe, Rn. 12, 64 und 65).
Prüfen Sie gezielt Namen, Medikamente, Mengen, Daten und Zahlen. Spracherkennung kann ähnlich klingende Wörter verwechseln. Zusammenfassungen können Inhalte weglassen, Aussagen dem falschen Sprecher zuordnen oder Gesagtes erfinden.
Bei der Pflegedokumentation will das Gesetz den Aufwand begrenzen: Zeitersparnisse aus neuen Pflegedokumentationsmodellen senken die Vergütung nicht und wirken der Arbeitsverdichtung entgegen (§ 113 Abs. 1 SGB XI). Ob Spracherkennung dazu zählt, lasse ich offen. Ich empfehle, gewonnene Zeit zuerst für die Prüfung der Entwürfe einzuplanen.
Wer für Hilfeplan und Sozialbericht haftet, wenn KI mitschreibt, behandelt der Beitrag KI im Hilfeplan und Sozialbericht bei QM-Praxiswerk.
Wie kennzeichnen Sie den Entwurf?
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689, englisch AI Act, verlangt für interne Akteneinträge keine Kennzeichnung. Die Markierungspflicht trifft die Anbieter der Systeme. Betreiber müssen KI-Texte nur offenlegen, wenn sie veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren (Art. 50 Abs. 2 und 4 KI-Verordnung). Kennzeichnen Sie trotzdem, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt. Ich empfehle den Vermerk „KI-Entwurf, ungeprüft“ bis zur Freigabe und danach Kürzel und Datum der prüfenden Fachkraft.
Was gilt nach der KI-Verordnung und was ist mitbestimmungspflichtig?
KI-Verordnung: Verbot und Hochrisiko bei zwei Funktionen
Die KI-Verordnung ordnet KI-Systeme nach Risiko. Für Hochrisiko-Systeme gelten besonders strenge Pflichten. Der Träger, der ein Programm einsetzt, ist darin „Betreiber“. Spracherkennung und Textentwürfe stehen nicht in der Liste der Hochrisiko-Bereiche in Anhang III. Nach meiner Einordnung treffen den Träger dafür keine Hochrisiko-Pflichten.
Zwei Funktionen ändern das. Die erste ist das Ableiten von Emotionen aus biometrischen Daten, also aus Merkmalen des Körpers oder Verhaltens, zu denen auch Stimmmerkmale zählen. Am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen ist das seit dem 2. Februar 2025 verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen (Art. 3 Nr. 39, Art. 5 Abs. 1 Buchst. f, Erwägungsgrund 18 KI-Verordnung).
Die Europäische Kommission versteht „Arbeitsplatz“ weit. Ein Programm, das aus der Stimme von Mitarbeitenden Wut ableitet, ist danach verboten (Leitlinien der Kommission, Rn. 254).
Nach denselben Leitlinien gilt das Verbot nicht für Klientinnen und Klienten, die nicht bei Ihnen arbeiten. Solche Systeme gelten aber als Hochrisiko-Systeme, soweit ihr Einsatz nach Unionsrecht oder nationalem Recht zugelassen ist (Anhang III Nr. 1 Buchst. c KI-Verordnung).
Bildungsträger, die Zertifikate ausstellen, sollten prüfen, ob sie als Bildungseinrichtung gelten. Dann reicht das Verbot bis zu den Teilnehmenden (Leitlinien, Rn. 255).
Die zweite Funktion ist die Bewertung von Leistung und Verhalten der Beschäftigten, etwa durch eine Gesprächsanalyse der Beratungsqualität. Auch sie gilt als Hochrisiko (Anhang III Nr. 4 Buchst. b KI-Verordnung).
Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten laut der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027. Unabhängig davon müssen Betroffene über den Betrieb eines Emotionserkennungssystems informiert werden (Art. 50 Abs. 3 KI-Verordnung).
Ich empfehle, Funktionen zur Auswertung von Emotion, Stimmung und Persönlichkeit im Vertrag auszuschließen und abzuschalten.
KI-Kompetenz der Fachkräfte
Nach Art. 4 der KI-Verordnung in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung unterstützen Betreiber die KI-Kompetenz ihres Personals. Wie eine Schulung aussehen kann, erklärt der Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung.
Mitbestimmung von Betriebsrat und Mitarbeitervertretung
Ein Mitschnitt zeichnet auch die Stimme der Fachkraft auf. Protokolle des Systems können zeigen, wer wann diktiert, wie viel korrigiert und wie lange Gespräche dauern. Der Betriebsrat bestimmt bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Nach dem Bundesarbeitsgericht genügt es, dass eine Einrichtung objektiv zur Überwachung geeignet ist. Auf die Absicht des Arbeitgebers oder eine Aufzeichnung kommt es nicht an (Beschluss vom 16. Juli 2024, 1 ABR 16/23). Ich empfehle, den Betriebsrat vor der Erprobung einzubinden.
Bei kirchlichen Trägern gilt das Mitarbeitervertretungsrecht. Die katholische Mitarbeitervertretungsordnung verlangt Zustimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung bestimmt sind (§ 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO in der Fassung des Bistums Hildesheim).
Das evangelische Gesetz lässt es genügen, dass eine Maßnahme zur Überwachung geeignet ist (§ 40 Buchst. k MVG-EKD).
Die DSK hält eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung für sinnvoll (Orientierungshilfe, Rn. 37). Ich empfehle, darin Zweck, Auswertungsverbot und Löschfristen zu regeln.
Wie führen Sie KI-gestützte Dokumentation in sieben Schritten ein?
- Legen Sie Zweck und Weg fest. Beschreiben Sie, welcher Dokumentationsschritt entlastet werden soll und welcher der vier Wege gemeint ist.
- Prüfen Sie, ob das Diktat genügt. Es verarbeitet weniger Daten und berührt § 201 StGB nicht. Ein Mitschnitt braucht eine Begründung.
- Klären Sie den Anbieter. Lassen Sie sich Vertrag, Geheimhaltung, Verarbeitungsort, Training und Löschfristen schriftlich bestätigen.
- Führen Sie die Vorabprüfung zur Folgenabschätzung durch. Holen Sie vorher den Rat des Datenschutzbeauftragten ein und testen Sie nur mit erfundenen Daten.
- Gestalten Sie die Einwilligung und das Nein. Verwenden Sie Textform und einfache Sprache, bieten Sie einen Weg ohne Mitschnitt an und nehmen Sie bei fehlender Einwilligungsfähigkeit nicht auf.
- Beteiligen Sie die Mitarbeitervertretung. Vereinbaren Sie, dass die Daten nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle dienen. Regeln Sie Zugriff und Löschfristen.
- Schreiben Sie das Prüfverfahren vor und schulen Sie. Kein Entwurf geht ohne Freigabe in die Akte. Regeln Sie Kennzeichnung und Löschung des Tons und planen Sie Prüfzeit ein.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Teams nutzen schon Diktier-Apps oder Transkriptionsdienste, auch auf privaten Geräten? Aufnahmen ohne Einwilligung müssen sofort enden. Gelangen Klientendaten in private Konten, hilft der Beitrag Schatten-KI und private KI-Konten. Ob eine Datenpanne zu melden ist, klärt der Beitrag Datenpanne melden in 72 Stunden.
Erproben Sie danach das Diktat in einem Team mit freigegebenem Anbieter und werten Sie nach einigen Wochen Fehlerquote, Prüfzeit und Akzeptanz aus.
Die Regeln für Freigabe, Prüfung und Einwilligung gehören in eine KI-Richtlinie, die ich mit Ihnen entwickle oder prüfe. Welche KI-Anwendungen bei Ihnen bereits laufen und wie sie nach der KI-Verordnung einzustufen sind, klärt der KI-Check.
Häufige Fragen
Darf ich Beratungsgespräche mit KI aufnehmen und zusammenfassen lassen?
Nur mit Einwilligung aller, die sprechen. Ohne sie kann die Aufnahme nach § 201 StGB strafbar sein. Zusätzlich brauchen Sie einen geprüften Anbieter, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Verpflichtung zur Geheimhaltung.
Darf die Pflegefachkraft die Pflegedokumentation per Spracherkennung diktieren?
Das ist möglich, wenn der Anbieter vertraglich eingebunden und zur Geheimhaltung verpflichtet ist und die Audiodatei gelöscht wird. Strafrechtlich berührt es § 201 StGB nicht, solange nur die Fachkraft spricht. Sorgen Sie dafür, dass niemand mithört.
Hat der Betriebsrat bei Diktiersoftware ein Mitspracherecht?
Sobald das System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann, etwa durch Nutzungsprotokolle, kommt Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht. Bei kirchlichen Trägern beteiligen Sie die Mitarbeitervertretung. Binden Sie die Vertretung vor der Erprobung ein.
Darf die KI die Stimmung von Klientinnen und Klienten auswerten?
Ich rate davon ab. Leitet ein System Emotionen aus der Stimme ab, ist es bei Mitarbeitenden am Arbeitsplatz verboten. Bei Klientinnen und Klienten gilt es als Hochrisiko-System mit eigenen Pflichten ab Dezember 2027 und gehört in eine Folgenabschätzung.
Muss ich KI-Entwürfe in der Akte kennzeichnen?
Die KI-Verordnung verlangt das für interne Akteneinträge nicht. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehle ich, den Entwurf bis zur Freigabe zu markieren und die Prüfung mit Kürzel und Datum festzuhalten.
Wie lange darf ich die Audioaufnahme aufbewahren?
Nur so lange, wie der Zweck es erfordert, also bis die Fachkraft den Text geprüft hat. Eine feste gesetzliche Frist dafür kenne ich nicht. Legen Sie eine kurze Frist fest und halten Sie sie in der Verfahrensbeschreibung fest.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: § 201 Strafgesetzbuch, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 205 Strafgesetzbuch, Strafantrag, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 203 Strafgesetzbuch, Verletzung von Privatgeheimnissen, Abs. 3 und 4, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 87 Betriebsverfassungsgesetz, Mitbestimmungsrechte, Abs. 1 Nr. 6, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 16. Juli 2024, 1 ABR 16/23, Mitbestimmung bei einem Headset-System nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 113 Sozialgesetzbuch Elftes Buch, Maßstäbe und Grundsätze zur Sicherung und Weiterentwicklung der Pflegequalität, Abs. 1, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 22 Bundesdatenschutzgesetz, Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b, gesetze-im-internet.de. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 4 Nr. 11 und 15, Art. 5, 7, 9, 13, 28, 35 sowie Erwägungsgründe 43 und 91, EUR-Lex. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 3 Nr. 39, Art. 5 Abs. 1 Buchst. f, Art. 50, Anhang III Nr. 1, 4 und 5, Erwägungsgrund 18, EUR-Lex. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 zur Änderung der Verordnungen (EU) 2024/1689, (EU) 2018/1139 und (EU) 2023/1230 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), Art. 4 und Art. 113 in der geänderten Fassung, ABl. L vom 24. Juli 2026, EUR-Lex. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Europäische Kommission: Leitlinien der Kommission zu verbotenen Praktiken der künstlichen Intelligenz gemäß der Verordnung (EU) 2024/1689, C(2025) 5052 final vom 29. Juli 2025, Rn. 239 bis 261. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK): Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0, 6. Mai 2024, Rn. 12, 15 bis 17, 37, 64 und 65. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK): Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist, Version 1.1 vom 17. Oktober 2018, Nr. 11 und 13. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg: FAQs zum Thema Datenschutz in der Pflege, Stand 20. Mai 2019, Frage 26. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Verband der Diözesen Deutschlands: Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der Fassung vom 20. November 2017, geändert durch Beschluss vom 24. November 2025, §§ 7 und 35, veröffentlicht vom Bistum Trier. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: Bekanntmachung des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) vom 15. Januar 2025, Fassung ab 1. Mai 2025, Amtsblatt der EKD Nr. 1/2025, §§ 5 und 34. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bistum Hildesheim: Mitarbeitervertretungsordnung für das Bistum Hildesheim (MAVO) in der Fassung vom 1. Januar 2018, § 36 Abs. 1 Nr. 9. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der EKD (MVG-EKD), Neufassung vom 20. Januar 2024, zuletzt geändert am 12. Dezember 2025, § 40. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
Christian Monat
Ich bin externer Datenschutzbeauftragter mit IHK-Abschluss und seit 2019 in Team- und Einrichtungsleitung im Sozialwesen tätig. Hier schreibe ich über Datenschutz, Schweigepflicht und den geregelten Einsatz von KI in der Sozialen Arbeit und Pflege. Mehr über mich
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