Das Wichtigste in 1 Minute
- Schatten-KI heißt: Mitarbeitende nutzen für die Arbeit Werkzeuge mit künstlicher Intelligenz, die der Träger nicht freigegeben hat, etwa über ein privates Konto am eigenen Handy.
- Gehen dabei Angaben über Klientinnen, Klienten oder Bewohner an den Anbieter, fehlt ein Vertrag zwischen Träger und Anbieter. Die Eingaben können beim Anbieter bleiben oder sein Modell trainieren.
- Verantwortlich bleibt der Träger, auch wenn die Leitung nichts davon wusste. Ein solcher Abfluss kann eine meldepflichtige Datenpanne sein.
- Ein Verbot allein reicht nicht, weil der Bedarf bleibt. Es braucht ein zugelassenes Werkzeug mit Vertrag, eine klare Datenregel, eine Schulung und einen Meldeweg.
- Erster Schritt für die Leitung: in den nächsten Wochen ohne Schuldzuweisung erfragen, was die Teams heute nutzen.
Schatten-KI bezeichnet KI-Anwendungen, die Beschäftigte für dienstliche Aufgaben nutzen, ohne dass die Einrichtung sie geprüft, vertraglich gebunden und freigegeben hat, etwa Chat-Dienste, Übersetzungs-Apps oder Diktierfunktionen über private Konten.
Wie Schatten-KI in einer Einrichtung entsteht
Ein Chat-Dienst formuliert in Sekunden einen Entwurf für den Entwicklungsbericht. Eine Übersetzungs-App überbrückt im Beratungsgespräch die Sprachbarriere. Die Diktierfunktion am eigenen Handy schreibt mit, während die Fachkraft noch beim Klienten sitzt. Solche Nutzung kann aus Zeitdruck und einem echten Bedarf entstehen, ohne böse Absicht. Für die Leitung bleibt sie unsichtbar, weil sie in keinem Verzeichnis, keinem Vertrag und keiner Rechnung auftaucht.
Wie verbreitet das ist, zeigt eine Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Sommer 2025. Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom (2026) berichten 8 Prozent dieser Unternehmen, dass Beschäftigte weit verbreitet generative KI nutzen, die das Unternehmen nicht bereitstellt. Ein Jahr zuvor waren es 4 Prozent. Weitere 17 Prozent kennen Einzelfälle, nochmals 17 Prozent vermuten eine solche Nutzung.
Die Studie weist soziale Träger nicht gesondert aus. Eine Leitung sollte trotzdem mit solcher Nutzung rechnen.
In der Sozialen Arbeit und Pflege können schon alltägliche Eingaben sensible Angaben enthalten. Wer einen Bericht entwerfen lässt, tippt Diagnosen, Familienverhältnisse, Suchtverläufe oder Hinweise auf Gewalt ein. Wer ein Beratungsgespräch übersetzen lässt, gibt das Gespräch selbst preis. Für solche Daten sieht das Gesetz einen besonderen Schutz vor.
Beispiel
Angenommen, eine Fachkraft im ambulant betreuten Wohnen diktiert nach dem Hausbesuch in eine Transkriptions-App auf dem privaten Handy, was sie beobachtet hat: Stimmung und Medikamenteneinnahme. Die App lädt die Aufnahme auf Server des Anbieters. Der Träger hat keinen Vertrag mit dem Anbieter und weiß nichts davon, hat aber Gesundheitsdaten an einen Dritten weitergegeben.
Was rechtlich passiert, wenn Klientendaten in ein privates KI-Konto gehen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterscheidet zwei Rollen. Der Verantwortliche entscheidet über Zweck und Mittel einer Verarbeitung. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten in seinem Auftrag. Für die Daten seiner Klientinnen und Klienten ist der Träger der Verantwortliche. Für kirchliche Träger gilt dieselbe Ordnung nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG, katholisch) und dem Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD, evangelisch).
Kein Vertrag, keine Weisung
Ein Anbieter, der im Auftrag des Trägers Daten verarbeitet, muss durch einen Vertrag gebunden sein. Dieser Vertrag legt Gegenstand, Dauer, Datenarten und die Pflichten des Anbieters fest (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Bei einem privaten Konto gibt es ihn nicht.
Der Anbieter hat einen Vertrag mit der Fachkraft als Verbraucherin geschlossen, nicht mit dem Träger. Er handelt deshalb nicht auf Weisung des Trägers. Der Träger hat keinen vertraglichen Anspruch auf Löschung und kein Prüfrecht.
Eingaben können das Modell trainieren
Die Datenschutzkonferenz (DSK) ist das Gremium der Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern. Sie verlangt zu prüfen, ob Ein- und Ausgaben für das Training verwendet werden und ob sich das ausschließen lässt (DSK, Orientierungshilfe KI, Rn. 24). Lässt es sich nicht ausschließen, braucht der Träger für diesen Zweck eine eigene Rechtsgrundlage. Für Klientendaten ist eine solche Rechtsgrundlage nicht ersichtlich.
Zwei Beispiele aus den Datenschutzhinweisen der Anbieter, Stand Herbst 2026. Beim kostenlosen Übersetzer von DeepL werden eingegebene Texte für einen begrenzten Zeitraum verwendet, um die Modelle zu trainieren und zu verbessern; in den Pro-Diensten nicht.
Bei den Gemini-Apps von Google dienen gespeicherte Aktivitäten auch der Verbesserung der Modelle. Einen Teil der Chats lesen Prüfteams. Google rät deshalb selbst, keine vertraulichen Informationen einzugeben. Das Problem ist nicht der Anbieter, sondern das Konto mit den Voreinstellungen eines Verbrauchers.
Besonders geschützte Daten und Schweigepflicht
Angaben zur Gesundheit, zu einer Suchterkrankung, zur Religion oder zur sexuellen Orientierung sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist untersagt, solange keine der eng gefassten Ausnahmen greift, etwa eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 DSGVO). Für die Weitergabe an einen privat genutzten Chat-Dienst gibt es keine solche Ausnahme. KDG und DSG-EKD enthalten dasselbe Verbot.
Dazu kommt die Schweigepflicht. Sie gilt für staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagogen, für Heilberufe mit staatlich geregelter Ausbildung und für Berater für Ehe-, Familien-, Erziehungs-, Jugend- und Suchtfragen in öffentlich anerkannten Beratungsstellen. Wer ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, kann sich strafbar machen (§ 203 StGB).
Die Weitergabe an externe Mitwirkende wie IT-Dienstleister ist nur erlaubt, soweit sie für deren Tätigkeit erforderlich ist. Außerdem müssen diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Ein privat gewählter Anbieter ist weder beauftragt noch verpflichtet. Was daraus für Dienstleister folgt, beschreibt der Beitrag zur Schweigepflicht bei IT, Cloud und KI.
Erhält ein freier Träger Sozialdaten vom Jugendamt oder von der Pflegekasse, gilt eine weitere Grenze. Er darf sie nur zu dem Zweck verarbeiten, zu dem sie übermittelt wurden. Außerdem muss er sie im selben Umfang geheim halten wie der Leistungsträger (§ 78 Abs. 1 SGB X). Ein Chat-Dienst zur Textglättung ist kein solcher Zweck. Mehr dazu im Beitrag zum Sozialdatenschutz bei freien Trägern.
Übermittlung in Drittländer
Hat der Anbieter seinen Sitz oder seine Server außerhalb der Europäischen Union, liegt eine Übermittlung in ein Drittland vor. Sie ist nur zulässig, wenn die Bedingungen des fünften Kapitels der DSGVO eingehalten werden, etwa ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 44 DSGVO). Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass offene KI-Systeme mit solchen Übermittlungen verbunden sein können.
Wer haftet, wenn die Leitung nichts wusste
Die Antwort ist unbequem: der Träger. Der Verantwortliche muss durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen und nachweisen können, dass die Verarbeitung rechtmäßig abläuft (Art. 24 Abs. 1 DSGVO).
Dazu gehört, dass Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf seine Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Fehlt eine Anweisung zu KI-Werkzeugen, fehlt auch der Nachweis. „Davon wusste die Leitung nichts“ ist dann keine Entlastung, sondern die Beschreibung der Lücke.
Gelangen Klientendaten in ein Konto, das der Träger nicht kontrolliert, kann das eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten sein. Der Grund: Daten wurden unbefugt offengelegt (Art. 4 Nr. 12 DSGVO). Das Risiko für die Betroffenen bewertet und dokumentiert der Träger, nicht die Fachkraft allein.
Der Träger meldet den Vorfall unverzüglich der Datenschutzaufsichtsbehörde, möglichst binnen 72 Stunden nach Kenntnis (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Entfallen kann die Meldung nur, wenn der Vorfall voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen führt. Bei hohem Risiko sind zusätzlich die Betroffenen zu benachrichtigen. Nach KDG und DSG-EKD geht die Meldung an die kirchliche Datenschutzaufsicht; das DSG-EKD nennt keine Stundenzahl. Wie diese 72 Stunden ablaufen, steht im Beitrag zur Datenpanne in der Einrichtung.
Verstöße gegen die Pflichten zu Auftragsverarbeitung, Sicherheit und Meldung können mit bis zu 10 Millionen Euro oder, falls höher, 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Für Verstöße gegen das Verbot für besondere Datenkategorien sind es bis zu 20 Millionen Euro oder, falls höher, 4 Prozent. Bei der Höhe berücksichtigt die Aufsicht auch, welche Maßnahmen der Träger getroffen hat und wie er mit ihr zusammenarbeitet (Art. 83 Abs. 2, 4 und 5 DSGVO).
Für kirchliche Träger gelten eigene, niedrigere Bußgeldrahmen (§ 51 KDG, § 45 DSG-EKD); das DSG-EKD erfasst nur Stellen, die als Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen.
Was die KI-Verordnung von Trägern verlangt
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689, englisch AI Act, richtet ihre Pflichten an Anbieter und Betreiber. Anbieter entwickeln KI-Systeme, Betreiber setzen sie ein. Betreiber ist jede Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet; ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung (Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung). Ein Chat-Dienst, der im Dienst für den Bericht genutzt wird, ist keine persönliche Nutzung.
Ob der Träger auch dann Betreiber ist, wenn die Leitung den Einsatz nie beschlossen hat, sagt die Verordnung nicht ausdrücklich. Arbeit im Dienst geschieht unter der Verantwortung des Trägers, deshalb spricht viel dafür, ihn als Betreiber anzusehen. Eine gefestigte Auslegung durch Behörden oder Gerichte ist mir nicht bekannt. Sobald der Träger ein Werkzeug freigibt, ist er Betreiber.
Die strengen Pflichten für Hochrisiko-Systeme betreffen KI in sensiblen Bereichen wie der Bewerberauswahl. Für Chat-Dienste, Übersetzung und Transkription gelten sie nicht, solange diese nicht dort eingesetzt werden. Zwei Vorschriften treffen den Träger trotzdem: das Verbot bestimmter Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz. Beide gelten seit dem 2. Februar 2025 (Art. 113 Abs. 3 Buchst. a KI-Verordnung).
Die Pflicht zur KI-Kompetenz hat der europäische Gesetzgeber im Sommer 2026 neu gefasst. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Seitdem müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4 Abs. 1 KI-Verordnung, neue Fassung). Ein bestimmtes Niveau bei einzelnen Personen schulden sie nicht.
Schatten-KI berührt diese Pflicht unmittelbar: Wer ein Werkzeug nutzt, ohne zu wissen, was mit den Eingaben geschieht, handelt nicht sachkundig. Die Bundesnetzagentur ist seit dem 29. Juli 2026 zentrale Anlaufstelle für die KI-Verordnung in Deutschland und in ihren Zuständigkeitsbereichen Marktüberwachungsbehörde. Sie empfiehlt, die Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu dokumentieren. Ein Mangel an KI-Kompetenz kann nach ihrer Einschätzung als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden. Was eine Schulung enthalten sollte, steht im Beitrag zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung.
Was die Leitung anordnen darf und wo Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung mitreden
Die Leitung darf festlegen, mit welchen Werkzeugen gearbeitet wird. Das Weisungsrecht erlaubt dem Arbeitgeber, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen zu bestimmen, ebenso das Verhalten im Betrieb (§ 106 GewO). Eine Anweisung „Klientendaten gehören nicht in private KI-Konten“ ist davon gedeckt und gehört in die KI-Richtlinie und die Unterweisung.
Der Betriebsrat bestimmt mit, sobald es um die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Beschäftigten geht. Dasselbe gilt für technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG). Ein freigegebenes KI-Werkzeug mit Protokollfunktion kann eine solche Einrichtung sein. Auch eine Nutzungsregel, die über das reine Arbeitsverhalten hinausgeht, kann mitbestimmungspflichtig sein. Wo die Grenze liegt, ist umstritten; ich empfehle, den Betriebsrat früh einzubeziehen.
Bei kirchlichen Trägern gilt das kirchliche Mitarbeitervertretungsrecht. Bei den katholischen Bistümern regelt das die Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO). Sie verlangt die Zustimmung der Mitarbeitervertretung für die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind (§ 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO, Fassung Hildesheim). Die Nummerierung kann je nach Bistum abweichen.
Das Mitarbeitendenvertretungsgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland (MVG-EKD) macht Maßnahmen und Einrichtungen mitbestimmungspflichtig, die zur Überwachung geeignet sind. Das gilt auch für die Ordnung in der Dienststelle und für grundlegend neue Arbeitsmethoden (§ 40 Buchst. h, k und l MVG-EKD). Eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme ist unwirksam, wenn die Mitarbeitendenvertretung nicht beteiligt wurde.
Eines sollte die Leitung nicht tun: heimlich kontrollieren, etwa Diensthandys durchsuchen oder den Netzverkehr auf KI-Dienste auswerten. Das wäre selbst eine mitbestimmungspflichtige Verarbeitung von Beschäftigtendaten und würde die Bereitschaft der Teams zerstören, offen zu sagen, was sie nutzen.
Warum ein Verbot allein nicht reicht
Ein Verbot ändert nichts am Grund der Nutzung: Der Bericht muss trotzdem fertig werden, das Gespräch muss trotzdem übersetzt werden. Bleibt der Bedarf ohne Antwort, kann die Nutzung vom Dienstrechner auf das private Handy ausweichen. Die Leitung hat dann ein Verbot, das sie schwer durchsetzen kann, und eine Praxis, von der sie nichts weiß.
Nach Angaben des Bitkom (2026) haben 23 Prozent der befragten Unternehmen feste Regeln für den Einsatz generativer KI, weitere 31 Prozent planen solche Regeln.
Die Tabelle stellt drei Umgangsweisen gegenüber: verbieten, dulden, regeln.
| Umgang | Was im Alltag passiert | Wie der Träger dasteht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Verbieten ohne Alternative | Der Bedarf bleibt, die Nutzung kann auf private Geräte ausweichen. | Verantwortlich, ohne Nachweis einer wirksamen Maßnahme. | Art. 24 DSGVO |
| Dulden | Jede Fachkraft entscheidet selbst, welche Daten in welches Konto gehen. | Verantwortlich und meldepflichtig, aber ohne Kenntnis der Vorfälle. | Art. 24, 32, 33 DSGVO |
| Regeln | Ein Unternehmenskonto mit Vertrag, eine Datenregel, eine Schulung, ein Meldeweg. | Verantwortlich mit Nachweis; als Betreiber mit dokumentierten Maßnahmen zur KI-Kompetenz. | Art. 28 DSGVO, § 29 KDG, § 30 DSG-EKD, Art. 4 KI-Verordnung |
Beispiel
Angenommen, in einer Beratungsstelle der Migrationssozialarbeit nutzen drei Beraterinnen im Gespräch eine kostenlose Übersetzungs-App auf dem privaten Handy. Die Leitung klärt zuerst, wofür die App gebraucht wird. Für Formulare und Terminabsprachen ohne Angaben zur Person erlaubt sie eine Übersetzungs-App im Unternehmenskonto mit Vertrag. Für Gespräche über Gesundheit, Herkunft oder Fluchtgeschichte setzt sie eine Sprachmittlerin oder einen Dolmetscher ein. Damit hat jede dieser Aufgaben eine zugelassene Lösung.
Wie die Leitung zu einer zugelassenen Lösung kommt
Der Weg von der Schatten-KI zur geregelten Nutzung ist kein IT-Projekt, sondern eine Führungsaufgabe. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst wissen, dann regeln, dann schulen.
- Starten Sie eine Bestandsaufnahme ohne Schuldzuweisung. Fragen Sie die Teams, welche KI-Werkzeuge sie heute für welche Aufgabe nutzen, auch privat. Sagen Sie vorher zu, dass die Angaben für die Beschäftigten folgenlos bleiben, und informieren Sie Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung. Ohne diese Zusage kann die Liste leer bleiben.
- Benennen Sie den Bedarf hinter der Nutzung. Hinter jedem Werkzeug steht eine Aufgabe: Berichte formulieren, übersetzen, Gespräche festhalten. Diese Aufgaben sind der Maßstab für die Auswahl.
- Legen Sie eine Datenregel fest und erklären Sie sie. Eine einfache Grenze ist verständlich: keine Angaben zu Klientinnen, Klienten, Bewohnern oder Beschäftigten in Dienste ohne Vertrag mit dem Träger. Dazu gehört der Hinweis, dass das Entfernen von Namen und Anschriften nach Einschätzung der DSK in der Regel nicht genügt (DSK, Orientierungshilfe KI, Rn. 49).
- Beschaffen Sie ein zugelassenes Werkzeug mit Vertrag. Wählen Sie für die benannten Aufgaben ein Unternehmenskonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, geprüftem Serverstandort und abgeschalteter Trainingsnutzung. Die Konten laufen über Funktionsadressen und Geräte des Trägers, nicht über Namen und private Handynummern (DSK, Orientierungshilfe KI, Rn. 41 und 42). Beteiligen Sie Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung förmlich, bevor das Werkzeug läuft.
- Prüfen Sie die Voreinstellungen, bevor jemand damit arbeitet. Trainingsnutzung aus, Eingabe-Historie aus oder begrenzt, keine automatische Veröffentlichung von Ausgaben (DSK, Orientierungshilfe KI, Rn. 43). Halten Sie die Einstellungen schriftlich fest, damit sie nach Updates nachprüfbar bleiben.
- Schulen Sie kurz und dokumentieren Sie die Teilnahme. Ich empfehle, mit einer Schulung von einer Stunde zu beginnen: was das Werkzeug kann, was hinein darf, wie Ergebnisse geprüft werden, wohin ein Fehler gemeldet wird.
- Öffnen Sie einen Meldeweg und führen Sie die Verzeichnisse. Wer merkt, dass Klientendaten in ein privates Konto gelangt sind, soll das noch am selben Tag melden können, ohne Schuldzuweisung. Jedes zugelassene Werkzeug kommt in die Übersicht aller KI-Anwendungen und in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das Art. 30 DSGVO vorschreibt. Der Datenschutzbeauftragte wird vor der Freigabe beteiligt.
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
- Diese Woche: Entscheiden Sie in der Leitungsrunde, dass Schatten-KI ohne Schuldzuweisung bearbeitet wird, und informieren Sie Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung.
- In den nächsten zwei Wochen: Starten Sie die anonyme Kurzabfrage in den Teams. Bitten Sie den Datenschutzbeauftragten, die Ergebnisse mit dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abzugleichen.
- Bis Ende des Monats: Erlassen Sie die vorläufige Datenregel (keine Klientendaten in Dienste ohne Vertrag). Benennen Sie die zwei oder drei Aufgaben, für die ein zugelassenes Werkzeug beschafft wird.
- Im zweiten Monat: beschaffen, Voreinstellungen prüfen, schulen, in das Verzeichnis aufnehmen, Meldeweg bekannt machen.
Ergibt die Kurzabfrage, dass bereits Klientendaten in private Konten gelangt sind, bewertet der Träger mit dem Datenschutzbeauftragten, ob eine Meldung an die Aufsicht erforderlich ist.
Wenn der Überblick erst noch fehlt: Der KI-Check erfasst auch die privat genutzten Werkzeuge in einem Verzeichnis und stuft sie nach der KI-Verordnung ein. Die Regeln dazu lassen sich in einer KI-Richtlinie festhalten.
Häufige Fragen
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT privat für die Arbeit nutzen?
Nur, wenn der Träger es erlaubt hat und keine personenbezogenen Daten eingegeben werden. Ein privates Konto hat keinen Vertrag mit dem Träger, deshalb dürfen dort keine Angaben zu Klientinnen, Klienten, Bewohnern oder Kolleginnen hinein. Ich empfehle, stattdessen ein Unternehmenskonto mit Vertrag bereitzustellen.
Ist es eine Datenpanne, wenn Klientendaten in ChatGPT eingegeben wurden?
Das kann eine meldepflichtige Verletzung sein, weil Daten unbefugt an einen Dritten offengelegt wurden. Der Träger bewertet das Risiko für die Betroffenen und meldet den Vorfall unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden, der Datenschutzaufsicht, es sei denn, er führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko. Die Bewertung wird dokumentiert, auch wenn keine Meldung erfolgt.
Reicht es, KI im Unternehmen zu verbieten?
Ein Verbot ohne Alternative kann die Nutzung auf private Geräte verlagern. Die Verantwortung des Trägers bleibt davon unberührt, belegen lässt sie sich durch Regeln, Schulung und eine zugelassene Lösung. Ohne Alternative bleibt der Bedarf und mit ihm das Risiko.
Darf ich eine Übersetzungs-App im Beratungsgespräch nutzen?
Mit einem privaten Konto nicht, sobald das Gespräch Angaben zur Person enthält. Mit einem Unternehmenskonto mit Vertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung ist es für allgemeine Inhalte möglich. Für Gespräche über Gesundheit, Herkunft oder Familie bleibt die Sprachmittlung durch Menschen der verlässliche Weg.
Macht sich eine Sozialarbeiterin strafbar, wenn sie Klientendaten in eine KI eingibt?
Staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Gibt sie ein anvertrautes Geheimnis an einen Anbieter weiter, den der Träger weder beauftragt noch verpflichtet hat, kann das ein unbefugtes Offenbaren sein. Ob im Einzelfall eine Strafbarkeit vorliegt, hängt von den Umständen ab; eine klare Regel des Trägers macht erkennbar, was erlaubt ist.
Muss der Betriebsrat zustimmen, wenn der Träger KI-Regeln einführt?
Reine Regeln zum Arbeitsverhalten fallen unter das Weisungsrecht. Sobald die Regel die Ordnung im Betrieb betrifft oder ein Werkzeug Verhalten oder Leistung überwachen kann, bestimmt der Betriebsrat mit, bei kirchlichen Trägern die Mitarbeitervertretung. Ich empfehle, die Beteiligung von Anfang an einzuplanen.
Quellen
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), ABl. L 119 vom 4. Mai 2016, Art. 4 Nr. 7, 8 und 12, Art. 5 Abs. 2, Art. 9, 24, 28, 29, 32, 33, 34, 44 und 83. EUR-Lex, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), ABl. L vom 12. Juli 2024, Art. 2 Abs. 10, Art. 3 Nr. 4 und 56, Art. 4, 99 und 113. EUR-Lex, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung der Verordnung (EU) 2024/1689 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L vom 24. Juli 2026, Art. 1 Nr. 5 (Neufassung des Art. 4), Nr. 38 und 40, Art. 4 (Inkrafttreten). EUR-Lex, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 203 Strafgesetzbuch (Verletzung von Privatgeheimnissen). gesetze-im-internet.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 78 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (Zweckbindung und Geheimhaltungspflicht eines Dritten, an den Daten übermittelt werden). gesetze-im-internet.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 106 Gewerbeordnung (Weisungsrecht des Arbeitgebers). gesetze-im-internet.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Justiz: § 87 Betriebsverfassungsgesetz (Mitbestimmungsrechte in sozialen Angelegenheiten), Abs. 1 Nr. 1 und 6. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bistum Hildesheim: Mitarbeitervertretungsordnung für das Bistum Hildesheim (MAVO) in der Fassung vom 1. Januar 2018, § 36 Abs. 1 Nr. 9. PDF des Bistums, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der EKD (MVG-EKD), Neufassung vom 20. Januar 2024, zuletzt geändert am 12. Dezember 2025, § 38 Abs. 1 und § 40 Buchst. h, k und l. Kirchenrecht Online, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Verband der Diözesen Deutschlands: Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der Fassung des Beschlusses vom 24. November 2025, §§ 11, 29, 33, 39 und 51, veröffentlicht vom Bistum Trier. PDF des Bistums Trier, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD), Bekanntmachung der Neufassung vom 15. Januar 2025, ABl. EKD 2025 Nr. 1, §§ 10, 13, 30, 32 und 45. Kirchenrecht Online (PDF), abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Datenschutzkonferenz (DSK): Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024, Rn. 17, 24, 41 bis 43, 48, 49 und 62. PDF der DSK, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bitkom e. V.: Künstliche Intelligenz in Deutschland. Perspektiven aus Bevölkerung und Unternehmen. Studienbericht, Berlin 2026 (telefonische Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025), S. 33 und 35. PDF des Bitkom, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesnetzagentur: KI-Service Desk, Seite „KI-Kompetenz“. bundesnetzagentur.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Bundesnetzagentur: Pressemitteilung „Bundesnetzagentur übernimmt zentrale Rolle bei der Umsetzung der KI-Verordnung“ vom 29. Juli 2026. bundesnetzagentur.de, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- DeepL SE: Datenschutzerklärung, Stand September 2026, Abschnitte 3 (kostenlose Dienste) und 4 (Pro-Dienste). deepl.com, abgerufen am 7. Oktober 2026.
- Google: Datenschutzhinweise für Gemini-Apps, Stand 29. Juni 2026, mit Abschnitt „Fragen zum Datenschutz“, Stand 24. September 2026. support.google.com, abgerufen am 7. Oktober 2026.
Christian Monat
Ich bin externer Datenschutzbeauftragter mit IHK-Abschluss und seit 2019 in Team- und Einrichtungsleitung im Sozialwesen tätig. Hier schreibe ich über Datenschutz, Schweigepflicht und den geregelten Einsatz von KI in der Sozialen Arbeit und Pflege. Mehr über mich
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