Das Wichtigste in 1 Minute
- Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in Word, Outlook, Teams und den anderen Microsoft-Programmen. Er liest, was die fragende Person im Microsoft-Konto der Einrichtung sehen darf, und macht daraus Zusammenfassungen und Textentwürfe.
- Sind Ordner, Teamräume oder Postfächer zu weit freigegeben, macht Copilot das sichtbar. Der Assistent findet, was bisher niemand gesucht hat.
- Vor dem Start braucht die Leitung vier Klärungen: die Zugriffsrechte, den Vertrag mit Microsoft samt Schweigepflicht, eine Datenschutz-Folgenabschätzung (die schriftliche Risikoprüfung vorab) und die Beteiligung von Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung.
- Eine eigene Bewertung von Copilot durch eine deutsche Datenschutzaufsichtsbehörde habe ich nicht gefunden. Für Microsoft 365 insgesamt stehen eine kritische Festlegung von 2022 und ein Bericht aus Hessen von 2025 nebeneinander.
- Ich empfehle, mit einer kleinen Gruppe ohne Klientendaten zu beginnen, die Websuche zunächst abzuschalten und erst nach bestandener Prüfung auszuweiten.
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der in Programmen wie Word, Outlook und Teams Texte entwirft sowie Dokumente, E-Mails und Besprechungen zusammenfasst (Microsoft nennt ihn inzwischen „Microsoft Copilot“). Grundlage sind die Inhalte, die der fragenden Person im Microsoft-Konto ihres Arbeitgebers zugänglich sind.
Worauf greift Microsoft 365 Copilot zu?
Nach Angaben des Bitkom (2026) nannten 28 Prozent der Unternehmen, die generative KI einsetzen, Microsoft Copilot unter ihren Anwendungen (Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, 2025). Zahlen für soziale Träger weist die Studie nicht aus.
Copilot hat keinen eigenen Aktenschrank. Er bedient sich bei den Inhalten im Microsoft-Konto der Einrichtung: Dokumente in SharePoint (der gemeinsamen Dateiablage) und OneDrive (dem persönlichen Speicher), E-Mails, Kalender sowie Chats und Besprechungen in Teams. Die Datenschicht dahinter heißt Microsoft Graph. Nach Angaben von Microsoft zeigt Copilot nur Inhalte an, auf die die fragende Person mindestens Leserechte hat (Microsoft Learn, Datenschutz und Sicherheit).
Das klingt beruhigend und ist zugleich der Kern des Problems. Copilot ändert keine Rechte, er macht die vorhandenen nur sichtbar. Ein Ordner, den vor Jahren jemand für „alle Beschäftigten“ freigegeben hat, blieb unauffällig, solange ihn niemand fand. Mit Copilot genügt eine Frage. Fachleute nennen das Oversharing, also zu weit gefasste Freigaben.
Beispiel
Angenommen, im Teamlaufwerk einer Wohngruppe liegt ein Ordner mit Gesprächsnotizen zu Klientinnen und Klienten. Die Freigabe lautet „alle Beschäftigten“, weil das beim Einrichten bequem war. Eine Mitarbeiterin aus der Verwaltung bittet Copilot, ihr alles zu einer bestimmten Person zusammenzufassen. Copilot findet den Ordner, denn sie darf ihn technisch öffnen.
Dasselbe gilt für Freigaben an Außenstehende, etwa über gemeinsame Kanäle in Teams mit einem Jugendamt oder einem Kostenträger. Datenschutzrechtlich ist das keine Nebensache: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Voreinstellungen nur die Daten zugänglich machen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Art. 25 Abs. 2 DSGVO). Zeigt Copilot einer Person Inhalte, die sie nach Ihrem Berechtigungskonzept nicht sehen sollte, prüfen Sie, ob eine Datenpanne vorliegt (Datenpanne melden in 72 Stunden).
Außerdem speichert Copilot jede Eingabe und Antwort im Konto. Administratoren können diesen Verlauf durchsuchen und mit Aufbewahrungsregeln steuern.
Welche vertragliche Grundlage gilt für Copilot und welche Ausnahmen gibt es?
Nach Microsoft gelten für Copilot dieselben Bedingungen wie für das übrige Microsoft 365: die Produktbedingungen (Product Terms) und der Datenschutznachtrag (englisch Data Protection Addendum, DPA). Microsoft handelt danach als Auftragsverarbeiter, also als Dienstleister, der Daten nur im Auftrag und nach Weisung der Einrichtung verarbeitet (Microsoft Learn, Enterprise Data Protection).
Microsoft sagt zu, Eingaben, Antworten und die über Microsoft Graph erreichten Daten nicht zum Training der Sprachmodelle zu verwenden. Für Kunden in der EU bleibt der Datenverkehr nach Microsofts Angaben innerhalb der EU-Datengrenze, also der Zusage, Kundendaten in der EU zu verarbeiten. Ob der Vertrag diese Zusagen abdeckt, gleicht Ihr Datenschutzbeauftragter mit dem Nachtrag ab.
Zwei Bereiche weichen von diesem Rahmen ab. Erstens die Websuche: Bildet Copilot aus einer Eingabe Suchbegriffe, gehen sie an den Suchdienst Bing. Dort handelt Microsoft nach eigener Angabe nicht in Ihrem Auftrag, sondern als eigener Verantwortlicher. Weder der Datenschutznachtrag noch die EU-Datengrenze gelten für diese Anfragen (Microsoft Learn, Websuche).
Beispiel
Angenommen, eine Mitarbeiterin öffnet in Word den Brief an eine Klientin und bittet Copilot, ihn freundlicher zu formulieren. Ist die Websuche aktiv, kann Copilot aus dem Inhalt Suchbegriffe bilden. Microsofts eigene Beispiele zeigen, dass Namen in die Suchanfrage übergehen können. Enthält der Brief einen Namen, kann dieser die Einrichtung verlassen.
Zweitens die Sprachmodelle von Anthropic: Anthropic ist bei Microsoft als Unterauftragsverarbeiter (Dienstleister von Microsoft) eingetragen, seine Modelle liegen aber derzeit außerhalb der EU-Datengrenze. Für Kunden in der EU sind sie nach Microsofts Angaben zunächst abgeschaltet; ein Administrator kann sie zuschalten. Bei Modellen mit Datenspeicherung durch Anthropic (englisch „Data Retention“) gilt der Datenschutznachtrag nicht.
Die Datenschutzaufsichtsbehörde in Hessen hat den Datenschutznachtrag vom 1. September 2025 geprüft. Microsofts Lizenzseite führt inzwischen eine Fassung vom Mai 2026. Nach Angaben des Hessischen Beauftragten (2025) deckt der Nachtrag rund 300 verschiedene Verarbeitungsleistungen ab. Prüfen müssen Sie jedes Produkt und jede Teilfunktion, die Sie einsetzen.
Was sagen die Datenschutzaufsichtsbehörden dazu?
Zu Copilot selbst habe ich keine veröffentlichte Bewertung einer deutschen Datenschutzaufsichtsbehörde gefunden. Zu Microsoft 365 insgesamt liegen dagegen mehrere Aussagen vor.
Die Datenschutzkonferenz (DSK) ist der Zusammenschluss der Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern. Sie stellte am 24. November 2022 fest: Auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 können Verantwortliche nicht nachweisen, Microsoft 365 im Einklang mit dem Datenschutzrecht zu betreiben. Als Grund nannte sie insbesondere fehlende Transparenz über Verarbeitungen für Microsofts eigene Zwecke. Auf der Beschlussseite der DSK steht nach meiner Durchsicht vom 8. Oktober 2026 kein späterer Beschluss zu Microsoft.
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) legte am 15. November 2025 einen Bericht vor. Bezogen auf die sieben Kritikpunkte der DSK hält er einen Betrieb im Einklang mit der DSGVO für möglich, sofern auch die Kunden ihre Pflichten erfüllen. Der Bericht richtet sich an Stellen mit Sitz in Hessen und beruht auf keiner technischen Prüfung. Copilot kommt darin nicht vor. Optionale Teilfunktionen sollen Verantwortliche vor dem Einsatz prüfen und abschalten, wenn kein datenschutzgerechter Einsatz möglich ist.
Der Hamburgische Beauftragte (HmbBfDI) hält Microsoft 365 in der Hamburger Verwaltung bei normalem Schutzbedarf für vertretbar. Bei hohem Schutzbedarf seien noch zahlreiche Fragen offen und Daten besonderer Kategorien bislang nicht abschließend bewertet. Für die geplante Einbindung von Copilot Chat ist dort eine überarbeitete Dokumentation vorgesehen (34. Tätigkeitsbericht, 2025, Kap. III 5).
Ich ordne ein: Die Lage ist nicht einheitlich geklärt. Strittig bleibt, ob die Festlegung der DSK noch gilt und wie weit der Bericht aus Hessen über Hessen hinaus trägt. Die DSK entscheidet nicht gegenüber einzelnen Einrichtungen; zuständig ist die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes. Binden Sie bei Klientendaten Ihren Datenschutzbeauftragten ein und bei offenem Restrisiko die Datenschutzaufsichtsbehörde.
Kirchliche Träger unterstehen eigenen Datenschutzaufsichten: nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) den Diözesandatenschutzbeauftragten, nach dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD) den kirchlichen Aufsichtsbehörden, etwa dem Beauftragten für den Datenschutz der EKD. Eine Veröffentlichung dieser Stellen zu Copilot habe ich nicht gefunden. Ob die kirchliche Datenschutzaufsicht Cloud-Dienste strenger bewertet, erfragen Sie dort.
Braucht die Einführung eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist die schriftliche Prüfung vorab, welche Risiken eine Verarbeitung für die betroffenen Menschen hat und wie Sie sie senken. Sie ist Pflicht bei voraussichtlich hohem Risiko, besonders bei neuen Technologien. Das Gesetz nennt ausdrücklich die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten, zu denen Gesundheitsdaten gehören (Art. 35 Abs. 1 und 3 DSGVO).
Die Liste der DSK (Version 1.1 von 2018) für den nicht öffentlichen Bereich geht für soziale Einrichtungen weiter. Nr. 3 nennt die umfangreiche Verarbeitung von Daten, die einem Sozial- oder Berufsgeheimnis unterliegen, auch wenn es keine besonderen Kategorien sind. Als Einsatzfeld steht dort der Träger großer sozialer Einrichtungen.
Greift Copilot auf eine umfangreiche Klientendokumentation zu, liegt deshalb eine Folgenabschätzung nahe. Was „umfangreich“ ist, nennt das Gesetz nicht in Zahlen. Für einen Pilot ohne Klientendaten empfehle ich eine dokumentierte Vorprüfung, die auch Personalunterlagen und Beschäftigtendaten bedenkt.
Die Leitung führt die Folgenabschätzung durch. Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht die Durchführung (Art. 35 Abs. 2 und Art. 39 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Als Datenschutzbeauftragter erstelle ich sie nicht selbst, weil ich sonst meine eigene Arbeit überwachen würde.
Bleibt ein hohes Restrisiko, ist vor dem Start die Datenschutzaufsichtsbehörde zu konsultieren (Art. 36 Abs. 1 DSGVO).
Kirchliche Träger gehen nach dem KDG und dem DSG-EKD vor. Deren Voraussetzungen entsprechen denen der DSGVO (§ 35 KDG, § 34 DSG-EKD).
Was bedeutet die Schweigepflicht für den Einsatz von Copilot?
Pflegefachkräfte, staatlich anerkannte Sozialarbeiter und Sozialpädagogen unterliegen der strafrechtlichen Schweigepflicht. Wer ein anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart, riskiert Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe (§ 203 Abs. 1 Strafgesetzbuch, StGB). Microsoft nimmt nach meiner Einordnung die Rolle einer „sonstigen mitwirkenden Person“ ein, wie ein Hoster (Anbieter von Speicherplatz) oder Wartungsdienstleister. Mir ist keine Rechtsprechung dazu bekannt.
Offenbaren darf die Fachkraft nur, soweit die Leistung es erfordert. Sie muss dafür sorgen, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Ob die allgemeine Vertraulichkeitszusage im Datenschutznachtrag dafür genügt, ist offen. Fragen Sie Ihren Vertragspartner deshalb nach einer ausdrücklichen Verpflichtung auf Berufsgeheimnisse, auch für Unterauftragsverarbeiter. Einzelheiten stehen im Beitrag Schweigepflicht bei IT, Cloud und KI.
Auch intern gilt: Zugriff hat, wer ihn für die Arbeit braucht. Sozialdaten, die ein Jugendamt oder eine andere Leistungsstelle übermittelt hat, dürfen nur zum Übermittlungszweck verarbeitet werden (§ 78 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Zehntes Buch, SGB X). Auch eine Zusammenfassung durch Copilot ist eine Verarbeitung. Mehr dazu im Beitrag Sozialdatenschutz bei freien Trägern.
Wann müssen Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung zustimmen?
Besteht ein Betriebsrat, hat er mitzubestimmen bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach dem Bundesarbeitsgericht genügt es, dass die Einrichtung dazu objektiv geeignet ist. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG; Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. Dezember 2016, 1 ABR 7/15, Rz. 22).
Bei Copilot liegt diese Eignung nahe. Der Nutzungsbericht für Administratoren zeigt je Person die Zahl der Eingaben, die aktiven Tage und das Datum der letzten Aktivität. Namen sind nach Microsofts Angaben zunächst ausgeblendet, lassen sich aber einblenden. Eingaben und Antworten liegen im Verlauf und sind für Administratoren durchsuchbar. Ich schätze deshalb, dass die Einführung mitbestimmungspflichtig ist.
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat außerdem über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz unterrichten und mit ihm beraten. Zur Beurteilung von KI gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich; die Einzelheiten vereinbaren beide Seiten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2, § 80 Abs. 3 BetrVG).
Kirchliche Träger haben eigene Regeln. Die katholische Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) verlangt für solche technischen Einrichtungen die Zustimmung der Mitarbeitervertretung (§ 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO, Fassung des Bistums Hildesheim von 2018). Die Mitarbeitervertretung ist die kirchliche Entsprechung zum Betriebsrat. Die Bistümer setzen ihre Ordnung selbst in Kraft, prüfen Sie also Ihre Fassung.
Evangelisch besteht ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 40 Buchst. k Mitarbeitendenvertretungsgesetz der EKD, MVG-EKD).
Regeln Sie in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung mindestens diese Punkte:
- Zweck der Nutzung und Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- Zulässige Auswertungen, Namen in Nutzungsberichten ausgeblendet
- Zugriff auf Eingaben und Verläufe, mit Protokoll
- Aufbewahrungs- und Löschfristen für den Verlauf
Was verlangt die KI-Verordnung von der Einrichtung?
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689, englisch AI Act, nennt Sie als Nutzer eines KI-Systems „Betreiber“ (Art. 3 Nr. 4). Strenge Pflichten gelten für Hochrisiko-Systeme. Dazu zählen unter anderem Systeme, deren Einsatzzweck Anhang III aufführt, etwa in der Personalverwaltung. Ein Assistent für Texte und Zusammenfassungen steht dort nicht. Nach meiner Einordnung ist Copilot für Büroaufgaben deshalb kein Hochrisiko-System.
Das ändert sich, wenn Sie den Zweck verschieben. Wer Copilot nutzt, um Beschäftigte zu beobachten und zu bewerten oder um Personen für Stellen auszuwählen, verwendet ihn für Zwecke aus Anhang III Nr. 4. Dann kann die Einrichtung als Anbieter eines Hochrisiko-Systems mit allen Anbieterpflichten gelten (Art. 25 Abs. 1 Buchst. c).
Die Pflichten für solche Systeme gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, den „Digital Omnibus“, ab dem 2. Dezember 2027 (Art. 113). Schließen Sie solche Einsätze schon jetzt in der KI-Richtlinie aus (KI in Bewerbung und Personaleinsatz).
Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz. Seit dem 27. Juli 2026 müssen Betreiber nach der Änderung durch den Digital Omnibus Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht sicherstellen (Art. 4 Abs. 1). Mehr dazu im Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4.
Die Kennzeichnungspflicht für Texte in Art. 50 trifft Betreiber nur bei veröffentlichten Texten. Wer mit KI erzeugten Text veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen. Das entfällt bei menschlicher Prüfung und redaktioneller Verantwortung (Art. 50 Abs. 4). Ein interner Entwurf fällt nicht darunter.
Wie bereiten Sie die Einführung in Schritten vor?
Die Schritte 2 und 3 folgen der Reihenfolge im Leitfaden von Microsoft: erst Rechte bereinigen, dann Schutzregeln setzen.
- Legen Sie Einsatzzwecke und Ausschlüsse fest. Schreiben Sie auf, wofür Copilot dienen soll und wofür nicht, etwa nicht für die Bewertung von Beschäftigten. Beschreiben Sie Copilot als technisches Hilfsmittel und verweisen Sie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten darauf. Jeder Einsatzzweck ist eine eigene Verarbeitung (HBDI-Bericht, S. 79).
- Räumen Sie die Zugriffsrechte auf. Lassen Sie den IT-Dienstleister Freigaben für „alle“, Links nach außen, Kanäle mit Externen und Websites ohne Eigentümer auswerten. Berichte dafür liefert SharePoint Advanced Management, nach Microsofts Angabe in den Copilot-Lizenzen enthalten. Bis die Rechte stimmen, kann „Restricted Content Discovery“ sensible Websites aus der Suche von Copilot ausnehmen.
- Setzen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und Schutzregeln. Kennzeichnen Sie sensible Dokumente (Sensitivity Labels); bei verschlüsselten Inhalten beachtet Copilot die Nutzungsrechte der Person. Eine Datenverlustschutz-Richtlinie für Copilot (Microsoft Purview DLP) kann gekennzeichnete Dateien und E-Mails von der Verarbeitung ausnehmen. Die Lizenz entscheidet, welche davon verfügbar sind.
- Schalten Sie Websuche und Zusatzfunktionen zunächst ab. Deaktivieren Sie die Websuche mit der Richtlinie „Allow web search in Copilot“, denn ohne Einstellung ist sie verfügbar. Prüfen Sie ebenso Agenten, Erweiterungen, die Modelle von Anthropic und Besprechungszusammenfassungen in Teams, die eine Transkription voraussetzen.
- Beteiligen Sie Interessenvertretung und Datenschutzbeauftragten vor dem Pilot. Der Bericht aus Hessen empfiehlt, beide frühzeitig einzubinden (S. 93). Führen Sie Vorprüfung oder Folgenabschätzung durch und vereinbaren Sie zumindest einen Rahmen für den Pilot.
- Schulen Sie die Pilotgruppe und starten Sie ohne Klientendaten. Eine kleine Gruppe, etwa aus der Verwaltung, testet für eine festgelegte Zeit. Die Schulung behandelt Einsatzzwecke, Grenzen, die Prüfung der Ergebnisse und Meldewege.
- Werten Sie den Pilot aus und entscheiden Sie schriftlich über die Ausweitung. Prüfen Sie im Audit-Protokoll von Microsoft Purview, ob Copilot unerwartete Treffer geliefert hat, und legen Sie Aufbewahrung und Löschung des Verlaufs fest. Klientendaten kommen erst danach hinzu, mit Folgenabschätzung und Verpflichtung auf die Schweigepflicht.
| Phase | Wer nutzt Copilot | Welche Inhalte sind erreichbar | Bedingung oder Prüfung |
|---|---|---|---|
| Vor dem Start | Niemand, nur die IT testet | Klienten- und Personalablagen abgeschirmt | Freigaben bereinigt, Websuche und Zusatzfunktionen aus, Vorprüfung dokumentiert, Interessenvertretung beteiligt |
| Im Pilot | Kleine, geschulte Gruppe | Nur Bereiche ohne Klientendaten | Audit-Protokoll ausgewertet, keine unerwarteten Treffer |
| Im Regelbetrieb | Gruppen mit Bedarf, nach Schulung | Klientendaten nur nach Folgenabschätzung und Verpflichtung auf die Schweigepflicht | Rechte, Verlauf und neue Funktionen in festen Abständen prüfen |
Was in den nächsten Wochen zu tun ist
Klären Sie zuerst, ob Copilot oder Copilot Chat in Ihrer Einrichtung schon aktiv ist. Fragen Sie den IT-Dienstleister nach allen eingeschalteten Copilot-Funktionen und dem Stand der Freigaben. Besprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob eine Vorprüfung oder eine Folgenabschätzung nötig ist, und laden Sie die Interessenvertretung ein, bevor ein Pilot startet. Halten Sie Einsatzzwecke und Ausschlüsse schriftlich fest. Private Konten für Klientendaten bleiben gesperrt (Schatten-KI).
Im KI-Check erfasse ich die KI-Anwendungen Ihrer Einrichtung einschließlich Copilot, stufe sie nach der KI-Verordnung ein und lege einen Maßnahmenplan vor. Die Regeln für das Team hält eine KI-Richtlinie fest.
Häufige Fragen
Darf eine soziale Einrichtung Microsoft 365 Copilot nach der DSGVO einsetzen?
Eine Pauschalantwort gibt es nicht, denn die Datenschutzaufsichtsbehörden bewerten Microsoft 365 unterschiedlich und zu Copilot selbst fehlt mir eine Bewertung. Ich empfehle, den Einsatz erst zu beginnen, wenn Rechte, Vertrag, Folgenabschätzung, Schweigepflicht und Beteiligung der Interessenvertretung geklärt sind.
Sieht Copilot alle Dokumente im Microsoft-Konto?
Nach Angaben von Microsoft nur die, auf die die fragende Person Zugriff hat. Dazu zählen auch zu weit freigegebene Inhalte und Inhalte, die Externen offenstehen. Deshalb steht das Aufräumen der Rechte am Anfang.
Trainiert Microsoft die KI mit meinen Daten?
Microsoft erklärt, dass Eingaben, Antworten und die über Microsoft Graph erreichten Daten nicht zum Training der Sprachmodelle dienen. Für die Suchanfragen der Websuche sagen die Produktbedingungen nach Microsoft ebenfalls kein Training zu. Diese Anfragen liegen aber außerhalb des Datenschutznachtrags; die Websuche lässt sich abschalten.
Braucht Copilot eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Greift Copilot auf umfangreiche Klientendaten zu, liegt sie nahe, weil Gesundheits- und Sozialdaten betroffen sind. Für einen Pilot ohne Klientendaten empfehle ich eine dokumentierte Vorprüfung. Die Leitung führt die Folgenabschätzung durch, der Datenschutzbeauftragte berät.
Muss der Betriebsrat bei Copilot mitbestimmen?
Nach meiner Einschätzung ja, weil Nutzungsberichte und Verläufe Verhalten und Leistung einzelner Beschäftigter zeigen können. Es genügt die objektive Eignung dazu. Kirchliche Träger beteiligen die Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG-EKD.
Darf ich mit Copilot Berichte über Klientinnen und Klienten schreiben?
Möglich ist das erst, wenn die Voraussetzungen aus diesem Beitrag erfüllt sind. Jeden Entwurf prüft die Fachkraft, die Verantwortung bleibt bei der Einrichtung. Die Grenzen für Hilfeplan und Sozialbericht beschreibt der Beitrag KI im Hilfeplan und Sozialbericht bei QM-Praxiswerk.
Quellen
- Microsoft: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, Microsoft Learn, Seitenstand 9. Juli 2026, aktualisiert 30. September 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat, Microsoft Learn, Seitenstand 29. Mai 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Data, privacy, and security for web search in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat, Microsoft Learn, Seitenstand 18. August 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Anthropic models in Microsoft Online Services, Microsoft Learn, Seitenstand 18. September 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Configure a secure and governed foundation for Microsoft Copilot, Microsoft Learn, Seitenstand 6. Oktober 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Microsoft Copilot Usage Report, Microsoft 365 admin center, Microsoft Learn, Seitenstand 14. Juli 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Microsoft: Licensing Resources, Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA), Übersichtsseite mit der Fassung vom Mai 2026. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK): Festlegung vom 24. November 2022 zu Microsoft-Onlinediensten (104. Konferenz, TOP 26). Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK): Beschlüsse und Entschließungen, Übersichtsseite. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK): Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist (nicht-öffentlicher Bereich), Version 1.1 vom 17. Oktober 2018, Nr. 3. Muss-Liste als PDF, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: Bericht zum Einsatz von Microsoft 365, Version 1.0, Wiesbaden, 15. November 2025, Kap. A, C, E und F III (S. 4 bis 17, 76 bis 79 und 93). Bericht als PDF, abgerufen am 8. Oktober 2026.
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- Europäische Union: Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L vom 24. Juli 2026. Volltext bei EUR-Lex, abgerufen am 8. Oktober 2026.
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- Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13. Dezember 2016, 1 ABR 7/15 (Facebook-Seite des Arbeitgebers), Rz. 22, Wiedergabe bei lexetius.com. Entscheidungstext online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bistum Hildesheim: Mitarbeitervertretungsordnung für das Bistum Hildesheim (MAVO) in der Fassung vom 1. Januar 2018, § 36 Abs. 1 Nr. 9. PDF des Bistums, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der EKD (MVG-EKD), Neufassung vom 20. Januar 2024, zuletzt geändert am 12. Dezember 2025, § 40 Buchst. k. Kirchenrecht Online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Verband der Diözesen Deutschlands: Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der Fassung vom 20. November 2017, geändert durch Beschluss vom 24. November 2025, §§ 35, 42 und 43, veröffentlicht vom Bistum Trier. PDF des Bistums Trier, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Evangelische Kirche in Deutschland: Bekanntmachung des EKD-Datenschutzgesetzes (DSG-EKD) vom 15. Januar 2025, Amtsblatt der EKD Nr. 1/2025, §§ 34 und 39. Fundstelle online, abgerufen am 8. Oktober 2026.
- Bitkom e. V.: Künstliche Intelligenz in Deutschland. Perspektiven aus Bevölkerung und Unternehmen. Studienbericht, Berlin 2026 (telefonische Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025), S. 32. PDF des Bitkom, abgerufen am 8. Oktober 2026.
Christian Monat
Ich bin externer Datenschutzbeauftragter mit IHK-Abschluss und seit 2019 in Team- und Einrichtungsleitung im Sozialwesen tätig. Hier schreibe ich über Datenschutz, Schweigepflicht und den geregelten Einsatz von KI in der Sozialen Arbeit und Pflege. Mehr über mich
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