Welche KI nutzt unser Team? KI-Verzeichnis anlegen

Die Vorlage in Kürze

Verträge und Rechnungen zeigen nur einen Teil der KI im Träger. Private Konten fehlen dort; KI-Funktionen der Fachsoftware können mit einem Update kommen.
Den Überblick liefern drei Muster: eine anonyme Kurzabfrage mit zehn Fragen, ein KI-Verzeichnis mit vierzehn Feldern und eine Prüfroutine für die Versionshinweise der Fachsoftware.
Als Erstes informiert die Leitung die Vertretung der Beschäftigten, kündigt die Abfrage selbst an und sagt zu, dass die Angaben für die Einzelnen folgenlos bleiben.
Ein Verzeichnis aller KI-Anwendungen schreibt die KI-Verordnung nach ihrem Wortlaut nicht vor. Es dient der KI-Richtlinie des Trägers und den Maßnahmen zur KI-Kompetenz; das gesetzliche Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das Datenverarbeitungen aufführt, ersetzt es nicht.
Ob eine Anwendung verboten ist, strengere Pflichten auslöst oder Hinweise verlangt (Einstufung nach der KI-Verordnung), bleibt im Muster ein leerer Vermerk mit Leitfragen.

Warum die Übersicht vor der KI-Richtlinie kommt

Drei Anlässe führen zur selben Frage: Welche KI nutzt unser Team? Der Hersteller der Fachsoftware, also der Dokumentations-, Verwaltungs- oder Dienstplansoftware, kündigt KI-Funktionen an. Oder die Vertretung der Beschäftigten fragt nach. Oder eine KI-Richtlinie soll entstehen, doch niemand weiß, für welche Werkzeuge.

Zahlen zur privaten KI-Nutzung eigens für soziale Träger habe ich nicht gefunden. Branchenübergreifend gehen nach einer Befragung des Digitalverbands Bitkom im Sommer 2025 (604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) zusammengerechnet 42 Prozent der Unternehmen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Werkzeuge nutzen; 8 Prozent sprechen von weiter Verbreitung. Schon 2024 sah die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz, DSK) das Risiko, dass Beschäftigte ohne klare Regeln KI-Anwendungen eigenmächtig und unkontrolliert nutzen. Sie ging davon aus, dass dies in Unternehmen und Behörden schon vorkommt (Orientierungshilfe KI, Rn. 36; Rn. heißt Randnummer).

Auch die Fachsoftware kann KI mitbringen. Im Frühjahr 2024 befragte eine Studie der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt Softwareanbieter der Sozialwirtschaft; 27 antworteten. Im Mittel der abgefragten Bereiche planten 39 Prozent der jeweils betroffenen Firmen, innerhalb von zwölf Monaten KI in ihre Produkte zu bringen. Es bleibt ein Stimmungsbild: Die Autoren rechnen mit einer Verzerrung zugunsten KI-interessierter Firmen; ob die Pläne umgesetzt wurden, hat die Studie nicht erhoben.

KI-Verzeichnis heißt hier die Übersicht aller KI-Anwendungen eines Trägers, auch der mit einem Update gekommenen und der privat genutzten. KI-Anwendung ist jedes Programm und jede Funktion, die aus Eingaben Texte, Vorschläge oder Bewertungen erzeugt, auch wenn die Einstufung später ergibt, dass es rechtlich kein KI-System ist; was ein KI-System ist, legt die KI-Verordnung fest (Art. 3 Nr. 1).

Nach ihrem Wortlaut verlangt die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 von Betreibern, also Stellen, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwenden (Art. 3 Nr. 4), kein allgemeines Verzeichnis aller KI-Anwendungen. Gesetzlich geregelt ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO; § 31 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz, KDG; § 31 EKD-Datenschutzgesetz, DSG-EKD); es führt Tätigkeiten auf, nicht Werkzeuge.

Gebraucht wird die Übersicht trotzdem, weil eine KI-Richtlinie die vorhandenen Werkzeuge kennen muss. Auch für die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, den die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI 2026 neu gefasst hat, nennt die Bundesnetzagentur als ersten Grundstein, zu ermitteln, welche Personen welche KI-Systeme zu welchem Zweck nutzen.

Zehn Fragen für die anonyme Kurzabfrage

Kurzabfrage heißt hier eine kurze Umfrage unter den Beschäftigten. Ehrliche Antworten sind eher zu erwarten, wenn niemand Nachteile fürchten muss; vor dem Versand stehen deshalb drei Schritte.

Zuerst die Vertretung der Beschäftigten

Gemeint ist der Betriebsrat bei weltlichen Trägern in privater Rechtsform, die Mitarbeitervertretung bei kirchlichen Trägern (evangelisch heißt sie Mitarbeitendenvertretung) und der Personalrat in Dienststellen von Bund, Ländern und Kommunen. Vorab zu informieren ist eine Empfehlung: Die Abfrage legt die Grundlage dafür, was die Vertretung später bei der Planung von KI in Arbeitsabläufen erfährt; über diese Planung ist der Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 Betriebsverfassungsgesetz, BetrVG). Evangelisch sieht das Mitarbeitendenvertretungsgesetz der EKD (MVG-EKD) Information schon während der Vorbereitung von Entscheidungen vor (§ 34 Abs. 1), katholisch die Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) eine gegenseitige Information (§ 27 Abs. 1).

Ob die Abfrage selbst zustimmungspflichtig ist, etwa als Personalfragebogen (ein Fragebogen, der Angaben über Beschäftigte erhebt; § 94 Abs. 1 BetrVG, § 36 Abs. 1 Nr. 5 MAVO), hängt von Träger und Gestaltung ab. Gibt es keine Vertretung, bleiben Ankündigung, Zusage und Anonymität die Grundlage. Im Beitrag zur Mitbestimmung bei der Einführung von KI stehen die Rechte der drei Vertretungen nebeneinander.

Die Ankündigung kommt von der Leitung selbst

Die Zusage, dass ehrliche Antworten folgenlos bleiben, ist glaubwürdiger, wenn die eigene Leitung sie in ihren Worten gibt. Die Ankündigung klärt, wozu die Abfrage dient, dass die Teilnahme freiwillig ist und die Angaben für die Einzelnen keine Folgen haben, wie die Anonymität gesichert ist, wer auswertet und dass die Vertretung beteiligt wurde.

Anonym ist eine Antwort erst, wenn sie auf niemanden zeigt

Anonym sind Angaben, wenn sich mit den Mitteln, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, keine Person dahinter erkennen lässt (Art. 4 Nr. 1 und Erwägungsgrund 26 DSGVO). In kleinen Teams kann schon die Verbindung von Bereich und Funktion auf eine Person führen; das Muster fragt deshalb nur grobe Bereiche ab, als letzte Frage. Damit die Abfrage anonym bleibt, verknüpft das Umfragewerkzeug keine Namen, Anmeldedaten oder Online-Kennungen mit den Antworten; im Zweifel genügt Papier.

Die Fragen sind ein Muster, nicht aus einem Auftrag. In der letzten Spalte steht das Feld des Verzeichnisses, in das die Antwort einfließt.

Muster einer anonymen Kurzabfrage zu KI im Team: zehn Fragen mit Antwortform und Zweck
Nr.	Frage	Antwortform	Wofür die Antwort dient
1	Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie für die Arbeit, auch gelegentlich?	Auswahl bekannter Werkzeuge, Feld „anderes“	Feld 1: Bestand für das Verzeichnis
2	Über welches Konto und auf welchem Gerät?	Konto: dienstlich, privat, ohne Anmeldung. Gerät: dienstlich, privat	Feld 5: Zugang, dienstlich oder privat
3	Wofür setzen Sie das Werkzeug ein?	Texte entwerfen, übersetzen, zusammenfassen, diktieren, recherchieren, anderes	Feld 4: Zweck und Nutzerkreis
4	Welche Angaben geben Sie ein?	keine Personenangaben; Personenangaben ohne Namen; Gesundheitsangaben oder Vertrauliches zu Klientinnen und Klienten; weiß nicht	Feld 6: Datenklasse. Ein Personenbezug kann auch ohne Name und Anschrift bestehen.
5	Nutzt das Werkzeug Ihre Eingaben zum Training? Lässt sich das abschalten?	Training: ja, nein, weiß nicht. Abschalten: ja, nein, weiß nicht	Feld 8: Training heißt, der Anbieter verbessert sein Modell mit den Eingaben. Ein „weiß nicht“ zeigt Bedarf an KI-Kompetenz.
6	Welche KI-Funktionen sind Ihnen in dienstlichen Programmen aufgefallen?	Freitext	Feld 2 und Prüfroutine: Hinweise für die Durchsicht der Updates
7	Wer sieht ein Ergebnis durch, bevor es in die Akte oder an Klientinnen und Klienten geht?	selbst, eine zweite Person, niemand, trifft nicht zu	Bedingung der Nutzung im Einstufungsvermerk: menschliche Prüfung
8	Was bräuchten Sie, um die Aufgabe mit einem freigegebenen Werkzeug zu erledigen?	Freitext	Bedarf, nach dem der Träger ein Werkzeug auswählt
9	Was sollte die Leitung zu KI im Arbeitsalltag noch wissen?	Freitext mit dem Hinweis, keine Angaben zu Klientinnen, Klienten, Kolleginnen oder Kollegen einzutragen	Was keine andere Frage abdeckt
10	In welchem Bereich arbeiten Sie?	wenige grobe Bereiche, etwa Wohnangebote, ambulante Dienste, Beratung, Verwaltung	Auswertung, ohne dass Antworten auf Personen zeigen

Als Vorschlag für den Weg von den Antworten ins Verzeichnis bleibt die Abfrage so lange offen, dass auch Beschäftigte im Schichtdienst antworten können. Ausgewertet wird in Summen je Bereich; Bereiche mit sehr wenigen Antworten werden zusammengefasst, damit niemand erkennbar wird. Je genanntem Werkzeug entsteht eine Zeile im Verzeichnis, die übrigen Felder ergänzen Leitung und IT aus den Unterlagen. Das Ergebnis geht mit der Entscheidung über freigegebene Werkzeuge an die Teams zurück.

Meine Empfehlung

Ich würde die Abfrage erst verschicken, wenn die Vertretung die Fragen kennt und die Leitung ihre Zusage gegeben hat. Was die Antworten über private Konten zeigen, gehört in die KI-Richtlinie und in ein dienstliches Angebot, nicht in Personalgespräche.

Sind Angaben zu Klientinnen und Klienten in private Konten gelangt, prüft der Träger mit der oder dem Datenschutzbeauftragten, ob ein meldepflichtiger Vorfall vorliegt (Datenpanne in der Einrichtung).

Was ins KI-Verzeichnis gehört

Je Anwendung entsteht eine Zeile mit vierzehn Feldern; eine Tabellenkalkulation genügt. Die Felder sind mein Vorschlag, keine Norm schreibt sie vor. In der Fundstellenspalte stehen neben der DSGVO die Gegenstücke für kirchliche Träger (KDG, DSG-EKD). KI-VO steht für die KI-Verordnung, „DSK, Rn.“ für die Randnummern der Orientierungshilfe KI der Datenschutzkonferenz. Kirchlichen Trägern gibt sie Anhaltspunkte; Maßstab der kirchlichen Datenschutzaufsicht ist sie nicht.

Muster der Felder eines KI-Verzeichnisses mit Inhalt, Zweck und Fundstelle
Feld	Was eintragen	Wozu	Fundstelle
1. Anwendung, Version und Schaltzustand	Name, Versionsnummer, Schaltzustand (ein, aus, je Nutzergruppe), Datum der Aufnahme; auch eine ausgeschaltete Funktion bekommt eine Zeile	Änderungen durch Updates nachvollziehen	keine Vorgabe
2. Weg ins Haus	beschafft, mit einem Update gekommen, privat genutzt	Zeigt, was niemand eigens eingeführt hat.	keine Vorgabe
3. Anbieter	Hersteller, Vertragspartner, bei Fachsoftware auch der Dienstleister, der das Sprachmodell (das Programm, das die Texte erzeugt) liefert	Ist die Funktion ein KI-System, kommt der Hersteller als Anbieter im Sinne der KI-VO in Betracht.	Art. 3 Nr. 3 KI-VO; Art. 28 DSGVO, § 29 KDG, § 30 DSG-EKD
4. Zweck und Nutzerkreis	Aufgabe, Bereich, wer die Anwendung nutzt	Der Zweck sollte vor dem Einsatz festgelegt werden.	Art. 30 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, § 31 Abs. 1 KDG, § 31 Abs. 1 DSG-EKD; DSK, Rn. 1
5. Zugang	dienstliches oder privates Konto und Gerät	Private Konten haben keinen Vertrag mit dem Träger. Die DSK empfiehlt, dass Arbeitgeber Geräte und Konten stellen.	DSK, Rn. 41
6. Datenarten	die Datenklasse der Angaben, die am meisten Schutz verlangen	Verbindet Verzeichnis und Datenregel.	Art. 30 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, § 31 Abs. 1 KDG, § 31 Abs. 1 DSG-EKD; DSK, Rn. 4
7. Vertrag und Server	Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister, der Daten im Auftrag verarbeitet; weitere Auftragsverarbeiter; Land der Server	Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung; weitere Dienstleister nach DSGVO und KDG nur mit Genehmigung	Art. 28 Abs. 2 und 3 DSGVO, § 29 KDG, § 30 Abs. 3 DSG-EKD; DSK, Rn. 17
8. Training und Verlauf	Trainingsnutzung der Eingaben, abgeschaltet oder nicht, gespeicherter Verlauf	Nach der DSK ist zu prüfen, ob Eingaben dem Training dienen und ob sich das ausschließen lässt.	DSK, Rn. 24
9. Protokolle über Beschäftigte	was über einzelne Nutzende aufgezeichnet wird und wer es einsehen kann	Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung unterliegen der Mitbestimmung.	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 40 Buchst. k MVG-EKD, § 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO
10. Zuständig im Haus	die zuständige Funktion, kein Name	Ansprechstelle bei Updates und Vorfällen	keine Vorgabe
11. Bezug zu Verzeichnis und Verträgen	Nummer der Verarbeitungstätigkeit, betroffene Verträge	Beide Verzeichnisse verweisen aufeinander.	Art. 30 DSGVO, § 31 KDG, § 31 DSG-EKD
12. Rolle nach der KI-Verordnung	Betreiber; Anbieter, wenn der Träger ein System entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt	Daran knüpfen die Pflichten an. Bei privat genutzten Konten ist offen, ob der Träger Betreiber ist, auch wenn die Leitung die Nutzung kennt.	Art. 3 Nr. 3 und 4 KI-VO
13. Einstufung	Verweis auf den Einstufungsvermerk oder „noch offen“	Zeigt, was noch zu prüfen ist.	Art. 5, 6 und 50 KI-VO
14. Stand und nächster Anlass	Datum der letzten Prüfung, wer geprüft hat, Entscheidung der Leitung, was eine neue Prüfung auslöst	Bei geändertem Risiko ist zu überprüfen, ob die Verarbeitung noch zur vorhandenen Datenschutz-Folgenabschätzung, der förmlichen Prüfung der Risiken für Betroffene, passt.	Art. 24 Abs. 1 und Art. 35 Abs. 11 DSGVO, § 26 Abs. 1 und § 35 Abs. 10 KDG, § 27 Abs. 1 und § 34 Abs. 8 DSG-EKD

Für Feld 6 eignet sich die Einteilung der Vorlage für Datenklassen. Feld 13 verweist auf einen Vermerk, der so aufgebaut sein kann.

Muster: Einstufungsvermerk ohne Ergebnis (nicht aus einem Auftrag)

Verbotene Praktik?: Nutzt die Anwendung die Schutzbedürftigkeit von Menschen wegen ihres Alters, einer Behinderung oder ihrer sozialen oder wirtschaftlichen Lage aus? Bewertet sie Menschen nach ihrem sozialen Verhalten? Leitet sie Emotionen am Arbeitsplatz oder in einer Bildungseinrichtung ab? (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b, c und f KI-VO)
Hochrisiko (strengere Pflichten)?: Fällt der Einsatzzweck unter Anhang III der KI-Verordnung, etwa die Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern oder die Bewertung von Beschäftigten (Nr. 4), die Prüfung von Leistungsansprüchen durch Behörden (Nr. 5 Buchst. a) oder die Erkennung von Emotionen (Nr. 1 Buchst. c)? Greift die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3? (Art. 6 Abs. 2 und 3 KI-VO)
Hinweispflichten?: Sind betroffene Menschen über den Einsatz zu informieren, etwa bei Emotionserkennung (Art. 50 Abs. 3) oder bei einem Chatbot, den der Träger entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt (Art. 50 Abs. 1 KI-VO)?
Bedingungen der Nutzung: Wer prüft Ergebnisse vor der Verwendung? Was wird protokolliert? Was wird gekennzeichnet?
Anlässe für eine neue Prüfung: Welche Änderung bei Funktion, Daten oder Anbieter macht eine neue Einstufung nötig?
Ergebnis: bleibt im Muster leer

Zum Ausfüllen des Vermerks gehört eine rechtliche Einordnung je Anwendung. Zum Personalbereich und zu Chatbots gibt es die Beiträge zur KI in der Personalauswahl und zur Kennzeichnung von Chatbots. Ab wann welche Pflicht gilt, zeigt der Fristenkalender zur KI-Verordnung und zum Datenschutz.

Wer liest die Versionshinweise vor dem nächsten Update?

Versionshinweise, englisch Release Notes, sind die Mitteilungen des Herstellers, was ein Update ändert. Dort kann eine neue KI-Funktion sichtbar werden, bevor sie im Alltag auftaucht. Als Vorschlag liest eine benannte Person aus IT oder Softwarebetreuung sie vor jedem Update mit diesen Fragen. Wo und wann der Hersteller die Hinweise bereitstellt, klärt diese Person einmal beim Hersteller; kommen sie erst nach dem Update, werden sie unmittelbar danach gelesen.

Muster einer Prüfroutine für Versionshinweise der Fachsoftware: acht Fragen mit Folge und Fundstelle
Nr.	Prüffrage	Was dann folgt	Fundstelle
1	Kommt eine Funktion, die Texte erzeugt, zusammenfasst, übersetzt, transkribiert oder bewertet?	Eintrag ins KI-Verzeichnis, danach Fragen 2 bis 7	Art. 3 Nr. 1 KI-VO
2	Verarbeitet sie Daten zu einem Zweck, den der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nicht nennt?	Hersteller schriftlich fragen, Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragten beteiligen	Art. 28 Abs. 3 Buchst. a DSGVO, § 29 Abs. 4 Buchst. a KDG, § 30 Abs. 4 DSG-EKD
3	Kommt ein weiterer Auftragsverarbeiter hinzu, etwa für das Sprachmodell? Wo stehen seine Server?	Genehmigung oder Einspruch nach dem Vertrag prüfen, Fristen beachten	Art. 28 Abs. 2 DSGVO, § 29 Abs. 2 KDG, § 30 Abs. 3 Satz 2 Nr. 6 DSG-EKD
4	Ist die Funktion nach dem Update eingeschaltet? Lässt sie sich je Nutzergruppe schalten?	Schaltzustand in Feld 1 festhalten, der Leitung zur Entscheidung vorlegen	Art. 25 Abs. 2 DSGVO, § 27 Abs. 2 KDG, § 28 Abs. 2 DSG-EKD
5	Werden Eingaben oder Ergebnisse zum Training verwendet?	Feld 8 aktualisieren, Ausschluss klären	DSK, Rn. 24
6	Zeichnet die Funktion auf, wer sie wann und wofür genutzt hat?	Vertretung der Beschäftigten beteiligen, Feld 9 aktualisieren	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 40 Buchst. k MVG-EKD, § 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO
7	Hat sich das Risiko geändert? Läuft die Verarbeitung noch so, wie die vorhandene Datenschutz-Folgenabschätzung sie beschreibt?	Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragten einbinden	Art. 35 Abs. 11 DSGVO, § 35 Abs. 10 KDG, § 34 Abs. 8 DSG-EKD
8	Was wird festgehalten?	Version, Datum, wer gelesen hat, Entscheidung der Leitung (Feld 14)	Art. 24 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 KDG, § 27 Abs. 1 DSG-EKD

Die Entscheidungsvorlage zur KI in der Fachsoftware führt auf, welche Antworten der Hersteller vor einer Freischaltung geben sollte und wie die Leitung zwischen Ausschalten, Pilot und Freischaltung entscheidet.

Ein Verzeichnis veraltet mit jedem Update

Verantwortlich bleibt der Träger, weil er die Einhaltung des Datenschutzrechts nachweisen können muss (Art. 5 Abs. 2 DSGVO, § 7 Abs. 2 KDG, § 5 Abs. 2 DSG-EKD). Für ihn verantwortet die Leitung das Verzeichnis; führen kann es die Datenschutz- oder Qualitätskoordination. Die oder der Datenschutzbeauftragte sollte eingebunden werden, wenn Entscheidungen über KI anstehen (DSK, Rn. 31).

Ich halte vier Anlässe für eine Aktualisierung für sinnvoll: ein neues Werkzeug, ein Update mit KI-Funktion, einen Hinweis aus den Teams, einen Vorfall. Die Kurzabfrage lässt sich jährlich wiederholen, etwa vor der Überprüfung der KI-Richtlinie. Ältere Fassungen bleiben mit Datum erhalten.

Wer schon eine KI-Richtlinie hat, gleicht sie mit dem Verzeichnis ab und prüft sie anhand der zehn Fragen zur Prüfung der KI-Richtlinie. Warum ein Verbot privater Konten allein nicht trägt, begründet der Beitrag zu Schatten-KI und privaten KI-Konten.

Die Einstufung bleibt ein eigener Schritt

Kurzabfrage und Verzeichnis machen sichtbar, welche Anwendungen genannt werden und welche das Verzeichnis kennt. Ob eine Anwendung unter ein Verbot oder eine Pflicht der KI-Verordnung fällt, klärt erst die Einstufung je Anwendung, als Arbeitsgrundlage für die Leitung und nicht als Rechtsgutachten. Ob eine Vertretung im Einzelfall zustimmen muss oder ein Vertrag ein Update deckt, ist eine Rechtsfrage für das Justiziariat oder eine Anwaltskanzlei.

Wer Verzeichnis und Einstufung nicht allein erarbeiten möchte, findet im KI-Check Kurzabfrage, Durchsicht der Unterlagen samt Versionshinweisen der Fachsoftware, ein Verzeichnis aller Anwendungen, die Einstufung von bis zu zehn davon und einen Kurzbericht mit Maßnahmenplan; der Festpreis beträgt 1.500 € für eine Einrichtung oder einen kleinen Träger unter 50 Beschäftigten.

Stand: 15. Oktober 2026. KI-Verordnung in der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026, KDG in der Fassung des Beschlusses vom 24. November 2025. MAVO nur in der Fassung des Bistums Hildesheim geprüft, die Nummern können je Bistum abweichen; landeskirchliches Recht zur Mitarbeitendenvertretung und Landesgesetze zur Personalvertretung nicht geprüft.

Fragen zum KI-Verzeichnis

Wie erfährt die Leitung, welche KI Mitarbeitende nutzen?

Die Leitung fragt anonym nach, nachdem sie die Vertretung der Beschäftigten informiert und zugesagt hat, dass die Angaben folgenlos bleiben. Die zehn Fragen des Musters decken Werkzeug, Konto, Zweck, Datenart und Bedarf ab. Für KI-Funktionen der Fachsoftware liest eine benannte Person die Versionshinweise vor jedem Update.

Ist ein KI-Verzeichnis für soziale Träger Pflicht?

Nach dem Wortlaut der KI-Verordnung müssen Betreiber kein allgemeines Verzeichnis ihrer KI-Anwendungen führen. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, § 31 KDG, § 31 DSG-EKD), das auch Träger unter 250 Beschäftigten führen müssen, sobald sie Gesundheitsdaten von Klientinnen und Klienten verarbeiten (nach dem DSG-EKD für die betreffenden Verfahren). Das KI-Verzeichnis ergänzt es als Arbeitsmittel, weil es auch Werkzeuge ohne Personenbezug und privat genutzte Konten erfasst.

Muss der Betriebsrat einer anonymen Mitarbeiterbefragung zu KI zustimmen?

Pauschal lässt sich das nicht sagen. Es kommt unter anderem darauf an, ob die Teilnahme freiwillig und anonym ist und ob ein Online-Werkzeug eingesetzt wird (vgl. Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 11. Dezember 2018, 1 ABR 13/17, zu einer konzernweiten Befragung). Vor dem Versand legt die Leitung der Vertretung die Fragen vor; die Einordnung im Einzelfall ist eine Rechtsfrage, bei kirchlichen Trägern nach MAVO oder MVG-EKD.

Quellen

Europäische Union: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), konsolidierte Fassung vom 27. Juli 2026, Art. 3 Nr. 1, 3 und 4, Art. 4, Art. 5 Abs. 1, Art. 6 Abs. 2 und 3, Art. 50 und Anhang III Nr. 1, 4 und 5. EUR-Lex, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Europäische Union: Verordnung (EU) 2026/1744 zur Änderung der Verordnung (EU) 2024/1689 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L vom 24. Juli 2026, Art. 1 Nr. 5 (Neufassung des Art. 4). EUR-Lex, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Europäische Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 4 Nr. 1, Art. 5 Abs. 2, Art. 24, 25, 28, 30 und 35, Erwägungsgrund 26. EUR-Lex, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 90 Abs. 1 Nr. 3 und § 94 Abs. 1. § 87, § 90 und § 94 auf gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Verband der Diözesen Deutschlands: Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), Fassung vom 20. November 2017, geändert durch Beschluss vom 24. November 2025, §§ 7, 26, 27, 29, 31 und 35. PDF der Kirchlichen Datenschutzaufsicht der ostdeutschen Bistümer, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Evangelische Kirche in Deutschland: EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD), Bekanntmachung der Neufassung vom 15. Januar 2025, ABl. EKD 2025 Nr. 1, §§ 5, 27, 28, 30, 31 und 34. Kirchenrecht Online (PDF), abgerufen am 14. Oktober 2026.
Evangelische Kirche in Deutschland: Kirchengesetz über die Mitarbeitendenvertretungen in der EKD (MVG-EKD), Neufassung vom 20. Januar 2024, zuletzt geändert am 12. Dezember 2025, § 34 Abs. 1 und § 40 Buchst. k. Kirchenrecht Online (PDF), abgerufen am 14. Oktober 2026.
Bistum Hildesheim: Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) in der Fassung vom 1. Januar 2018, § 27 Abs. 1 und § 36 Abs. 1 Nr. 5 und 9. PDF des Bistums, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 11. Dezember 2018, 1 ABR 13/17 (konzernweite Mitarbeiterbefragung), Rn. 25, 34 und 36. bundesarbeitsgericht.de, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Arbeitsstelle für Sozialinformatik der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt (Helmut Kreidenweis, Maria Diepold): Studie Künstliche Intelligenz in der Sozialwirtschaft. Forschungsbericht, Juni 2024, S. 7, 31 und 36. PDF der Studie, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Bitkom e. V.: Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI. Presseinformation, Berlin, 21. Oktober 2025 (telefonische Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025). bitkom.org, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz, DSK): Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024, Rn. 1, 4, 17, 24, 31, 36 und 41. PDF der DSK, abgerufen am 14. Oktober 2026.
Bundesnetzagentur: KI-Service Desk, Seite „KI-Kompetenz“, Abschnitt „Drei Grundsteine zum Aufbau der KI-Kompetenz“. bundesnetzagentur.de, abgerufen am 14. Oktober 2026.

Christian Monat

Ich bin externer Datenschutzbeauftragter mit IHK-Abschluss und seit 2019 in Team- und Einrichtungsleitung im Sozialwesen tätig. Hier schreibe ich über Datenschutz, Schweigepflicht und den geregelten Einsatz von KI in der Sozialen Arbeit und Pflege. Mehr über mich

Der Beitrag erklärt die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Welche KI nutzt unser Team? Anonyme Kurzabfrage, KI-Verzeichnis und Durchsicht der Updates